Succesvol in joggingpak of aan de virtuele koffieautomaat?

Een groot deel van kenniswerkend Nederland werkt momenteel thuis. De combinatie thuiswerken en kinderen of andere huisgenoten blijkt nog best lastig. De afgelopen dagen ben ik regelmatig benaderd met de vraag naar tips om de Corona-crisis met thuiswerken ongeschonden door te komen. De acht meest toegepaste tips van dit moment deel ik met je.

1. Zet jezelf in de werkmodus. Doe alsof je naar je werk gaat en hou dezelfde rituelen. Dat betekent op dezelfde tijd opstaan en ontbijten en niet in je pyjama of joggingpak achter je laptop kruipen of in bed blijven hangen, maar gewoon je werkkleding aantrekken en achter een bureau of eettafel gaan zitten met uitsluitend je werkspullen voor je.
2. Creëer een fijne werkplek. Niet iedereen heeft de luxe van een eigen werkkamer, maar je kunt de omgeving wel prettig maken voor jezelf. Als je de hele dag in een gebogen houding op een keukenstoel zit te typen op een laptop, die geluid maakt alsof er een vliegtuig opstijgt, gaat de lol er al snel vanaf. Of als je niet overal toegang toe hebt en je eerst moet bellen met de ICT-afdeling om überhaupt aan het werk te kunnen. Een goede bureaustoel, een opgeruimde werkplek, goede faciliteiten en toegang tot alle documenten zijn de meest genoemde 'needs'.
3. Maak afspraken met jezelf en wijk daar niet vanaf. Hoe leuk het ook is om je tijd vrij in te delen, het is ook belangrijk dat je structuur hebt. Structuur geeft houvast en daardoor word je ook gedisciplineerder, omdat je weet wat je te doen staat. Thuiswerken vereist nu eenmaal toewijding, zelforganisatie en discipline. Tips: 1) Bepaal dagelijks de tijdstippen waarop je begint en eindigt met werken en hou je daar ook aan (de zogeheten ‘timebox’). Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je elke dag om 09.00 uur aan je bureau zit en elke dag om 17.30 uur afsluit. 2) Maak een planning voor de dag met een takenlijst, waarvan je de taken kunt afvinken, zodat je je eigen progressie ziet. 3) Sluit je werkdag bewust af, zodat je niet in de valkuil trapt dat er geen scheiding meer is tussen privé en werk. Bv. om 17.30 uur sluit je bewust je computer af.
4. Maak afspraken met je huisgenoten. Dit is wellicht het belangrijkste punt nu de scholen dicht zijn en partners mogelijk ook thuis werken. Een valkuil voor thuiswerken zijn de alom aanwezige stoorzenders. Het is natuurlijk niet handig als je zakelijk aan het bellen bent en je kinderen lopen op de achtergrond te schreeuwen. Als je partner ook thuis werkt, is het misschien een goed idee een schema te maken. Dan werk jij twee uurtjes terwijl je partner met de kinderen bezig is en daarna draai je het om. Of je maakt een tijdsindeling met het hele gezin. Geef duidelijk aan wanneer je wel en niet gestoord wilt worden en blijf consequent. Vooral kinderen hebben behoefte aan duidelijkheid. Je kunt per dag een paar pauzes inplannen, waarin je extra aandacht aan je kinderen of huisgenoten geeft. Je kunt die pauzes op voorhand duidelijk met elkaar afspreken. Ga dan niet huishoudelijke taken verrichten, want dan heb je geen aandacht voor je omgeving en dan krijg je later op de dag de rekening gepresenteerd, als je omgeving om aandacht gaat vragen wanneer het jou niet uitkomt. Zijn kinderen nog klein, dan kun je met voorwerpen of kledingstukken de afspraken aangeven. Bv. Heeft mama de rode sjaal aan de deur hangen, dan is ze aan het werk, bij de witte sjaal mag je storen. Het is belangrijk om vol te houden. Misschien vergt het even training. Net als bij dieren is een kind belonen voor goed gedrag (ook bij oudere kinderen) een sterke troef. Als je weet dat je straks een uur mag gamen, dan wil je best wel een uur stil zijn. De marshmallow-proef 3.0!
5. Kies voor focusblokken. Zoek uit op welke momenten je thuis het meest productief bent of kunt zijn en maak van die momenten focusblokken bestaande uit tijdsblokken van 30 tot 90 minuten, waarin je niet of zo weinig mogelijk gestoord wordt, ook niet door je eigen e-mail of whatsapp. Een paar van die blokken op een dag kunnen helpen om je concentratie vast te houden, waardoor je productiever bent. Zet gedurende die tijdsblokken notificaties van email en smartphone uit. Werk eventueel met een koptelefoon om geen last te hebben van ruis op de achtergrond. Dit punt hangt uiteraard samen met het onderdeel afspraken maken met je huisgenoten (4).
6. Houd contact met collega’s. Als je geen contact met je collega’s hebt terwijl je thuiswerkt, dan verdwijnt het teamgevoel en dat demotiveert. Je hebt elkaar nu juist nodig om scherp te blijven en door te gaan. Gebruik online samenwerkingstools, waarin je kunt vergaderen, chatten, ook wel ‘de virtuele koffieautomaat’ genoemd. Bv. de app Microsoft Teams of Zoom. Als je nog geen WhatsAppgroep hebt met je team, is het nu het juiste moment om er eentje te introduceren.
7. Beweeg. Om fit te blijven en voor de afwisseling. Daarvoor hoef je helemaal niet naar buiten. Het aanbod van workouts en simpele oefeningen op YouTube is groot. Korte workouts van 4 tot 6 minuten zijn momenteel populair. Kan je ook met het hele gezin doen.
8. Gun jezelf de tijd. Deze bizarre tijd is voor iedereen een nieuwe, spannende situatie, die grote aanpassingen vergt. Geef jezelf de tijd om je aan te passen. Accepteer dat de situatie nu even niet optimaal is. Als het niet meteen lukt om zo productief te zijn als normaal, raak dan niet gefrustreerd en reageer het vooral niet af op je omgeving. Bekijk wat er al goed gaat en wat morgen nog beter kan!

Over een paar maanden, als alles weer normaal is, gaan we misschien terug verlangen naar dit thuiswerken en gezellig met elkaar zijn. De 'coronastand' is wellicht zo slecht nog niet. Keep that in mind voor de komende weken.