Ik ben dol op lifehacks, handige tips die je leven makkelijker maken. In deze bijdrage de 90/10-regel. Word je geconfronteerd met tegenslag, maak je een fout, gebeurt er iets onverwachts, krijg je kritiek of doen anderen niet wat ze in jouw ogen moeten doen, dan wordt dit jouw lifehack om je stress en frustraties te managen.

Praktijkvoorbeeld 1

Belangrijke zitting vandaag en je bent extra vroeg opgestaan om er rustig naar toe te leven. Om niets aan het toeval over te laten ga je vroeg van huis en terwijl je in je hoofd de zaak nog even doorneemt, rij je zo de file in. Aanvankelijk maak je je niet zo druk, maar naarmate de tijd verstrijkt en het nog niet echt lijkt op te schieten met die file begint de stress toe te slaan en denk je: ‘Dit gaat fout lopen, ik kan wel inpakken’. Zodra de file in beweging komt, probeer je in een wanhoopspoging de verloren minuten in te halen door veel te hard te rijden. Tot de politie je van de weg haalt. Een stevige boete verder, maar gelukkig nog net op tijd voor de zitting, kom je bezweet en volledig opgefokt bij de rechtbank aan. De adrenaline giert door je lijf en in je hoofd is het een chaos. Je kunt je niet goed focussen en je gedachten schieten heen en weer. Terwijl je je cliënt nog wat clichés influistert, zoek je intussen wanhopig naar de juiste stukken. Dat rapport waarnaar je op zoek bent kun je maar niet vinden, waardoor je even later nog meer uit balans en hakkelend aan je betoog begint en daarna ook niet echt meer lekker in de wedstrijd zit. Er zijn zo van die dagen dat werkelijk alles tegenzit…

Tegenslagen, fouten, onverwachtheden, onvoorspelbaar gedrag van anderen, het is niet te voorkomen dat je daarmee wordt geconfronteerd tijdens je werk. De kans is altijd aanwezig dat er iets mis gaat en in veel gevallen heb je dat helemaal niet in de hand, hoe goed voorbereid je ook bent. Het enige wat je op zo’n moment wel in de hand hebt is hoe je erop reageert. Daar gaat de 90/10-regel over.

In zijn boek ‘De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap’ beschrijft de bekende managementgoeroe Stephan Covey de 90/10-regel. Deze regel stelt dat 10% van de gebeurtenissen en situaties in je leven je overkomen. Je kunt er niks aan doen en je hebt er geen invloed op. Ruim 90% van de gebeurtenissen en situaties in je leven wordt echter bepaald door hoe je hierop reageert. Dus 10% heb je niet onder controle, 90% van je leven wel door de invloed die jij hebt op hoe je omgaat met situaties. Met andere woorden, hoe jij reageert op een stressvolle situatie, zoals de situatie in de casus, bepaalt in welke mate je stress ervaart. Je hebt geen invloed op wat er gebeurt, de file overkomt je, maar de manier waarop je daarmee omgaat heb je wel degelijk zelf in de hand.

Het is logisch dat, wanneer je op weg bent naar een zitting en er iets onverwachts gebeurt, je even een gevoel van machteloosheid, angst of stress hebt; maar wat doe je daarna? Blijf je in die gevoelens hangen of probeer je, hetgeen wat jou is overkomen, om te zetten in iets effectiefs? En was de file of het niet kunnen vinden van de juiste stukken de schuld van jouw slechte begin tijdens de zitting of was jouw manier van omgaan met de situatie daar debet aan?

Connectie tussen voelen-denken-doen

We denken dat de (werk)situaties waarin we acteren op ons werk ons negatieve emoties bezorgen, maar dat is niet zo; het zijn onze eigen gedachten vol aannames en negatieve interpretaties waardoor we ons vervelend voelen en dat heeft ook weer gevolgen voor ons gedrag. Negatieve gedachten veroorzaken negatieve gevoelens en leiden vaak ook weer tot contra-productief gedrag. Er zijn talloze situaties die triggers van disfunctionele reacties kunnen zijn. Je wordt ineens weer een klein kind; emotioneel heb je het voor dat moment even niet meer op een rijtje. Dat is op zijn zachtst gezegd onhandig. De oplossing is dat je je niet door je emoties laat meeslepen. De negativiteit in je hoofd vormt de trigger voor negatieve emoties, dus daar ligt de sleutel. Wie minder last heeft van negatieve gedachten, zal zich in veel situaties beter voelen en wie zich beter voelt, kan frustrerende situaties over het algemeen constructiever managen.

Praktijkvoorbeeld 2

Je ziet een mail van jouw cliënt voorbijkomen met de korte vraag: ‘Waar blijft het advies in zaak x?’ Deze klus had je gisteren aan een medewerker gedelegeerd met het verzoek dit met spoed uit te voeren, omdat deze cliënt altijd snel antwoord verwacht. Je ontsteekt in woede en denkt: ‘Ik kan ook niets aan hem overlaten en nu is de cliënt ontevreden’. Je gooit er een boos appje uit en roept de betrokken medewerker in niet mis te verstane woorden ter verantwoording. Hij appt terug dat ‘je hem voor bent en dat hij juist de cliënt wilde laten weten dat hij er nog niet aan toe is gekomen vanwege een onverwachte spoedklus’. Je wordt nog bozer van deze reactie en eist dat hij het alsnog vandaag doet, maar hij zegt daar geen tijd voor te hebben, dus het gebeurt niet en tot overmaat van ramp word je ook nog op de vingers getikt door zijn baas, die jou onredelijk vindt, omdat ‘deze jongen al zo hard werkt’. Je blijft gefrustreerd achter. De rest van de dag is voor jou verpest en er komt weinig meer uit je handen.

Je kunt natuurlijk zeggen dat de medewerker in kwestie heeft gefaald, omdat hij zijn opdracht niet snel genoeg heeft uitgevoerd. Maar is dat het werkelijke probleem in deze casus? Nee. Jouw reactie is doorslaggevend geweest in deze situatie. Het werkelijke probleem is dat jij je reactie - je frustratie - niet onder controle had. Die frustratie wordt veroorzaakt door jouw negatieve gedachten over de medewerker, waarin de onbewuste eis ligt besloten dat hij op een bepaalde manier zou moeten handelen en dat heeft hij niet gedaan. Maar je hebt geen invloed op het gedrag van een ander, je kunt alleen je eigen gedrag regisseren, of te wel: op het gedrag van je medewerker had je geen invloed, op je reactie wel. Als je ondanks een instructie niet kunt bepalen wat deze medewerker uiteindelijk doet, waarom zou je er dan energie aan verspillen? Je laat in deze casus je hele dag verpesten door het gedrag van een ander en dat gaat niet alleen ten koste van de productiviteit en plezier in je werk, maar lost ook het probleem - de cliënt wacht op advies - niet op. Het resultaat is namelijk dat de cliënt niet verder is geholpen en bovendien heb jij als gevolg van jouw reactie nu ook onenigheid met de leidinggevende van deze medewerker. Niet handig.

Wanneer je in deze situatie anders gereageerd zou hebben, zou de situatie waarschijnlijk ook anders verlopen zijn. Je had je in deze situatie natuurlijk moeten richten op het probleem en de oplossing daarvan: namelijk ervoor zorgen dat de cliënt zo snel mogelijk zou worden bediend. Had je de medewerker in kwestie bijvoorbeeld vriendelijk gevraagd: 'Ik weet dat je druk bent, maar heb je wellicht toch mogelijkheden om vandaag nog dat advies te maken? Daarmee zou je me enorm helpen'. Dan was de kans groot geweest dat hij je tegemoet had willen komen. Bij een negatieve benadering is de motivatie om te helpen vanzelfsprekend een stuk minder aanwezig. Je had ook je eigen planning om kunnen gooien en het advies zelf kunnen maken. Andere oplossingen: delegeren aan een andere medewerker of de verwachtingen van de cliënt bijsturen, mogelijkheden genoeg om de situatie te managen.

Hoe kan je 90/10-regel praktisch toepassen?

Stap 1: Herkennen van situaties waarin je getriggerd wordt. Het begint met een situatie, een aanleiding waarin je getriggerd wordt en een zeer negatieve emotie ervaart. Je wordt buitenproportioneel boos of raakt gestrest. In praktijkvoorbeeld 2: Je komt erachter dat je medewerker een opdracht nog niet heeft uitgevoerd en je ontsteekt in woede. Als je hier bewust oplet, zul je merken dat het steeds dezelfde soort situaties (of mensen) zijn waardoor je getriggerd wordt. Het herkennen van dit soort situaties bevordert dat je er bewust mee om kunt gaan.

Stap 2: Analyseren wat er werkelijk gebeurt. Negatieve gedachten veroorzaken negatieve emoties en daardoor reageer je niet constructief. Dat is wat er werkelijk gebeurt. In praktijkvoorbeeld 2: Gedachte: ‘Ik kan ook niets aan hem overlaten en nu is de cliënt ontevreden’. Emotie: woede. Gedrag: verwijten maken, onredelijke eisen. Met als gevolg: probleem niet opgelost, dag verpest, onenigheid met omgeving.

Stap 3: In de praktijk brengen van de 90/10-regel. Jouw reactie (de 90%) heeft veel meer invloed dan de situatie zelf (de 10%). Je laat je niet meeslepen door de 10 %, die je niet onder controle hebt, maar richt je op de 90%, die je wél kunt beheersen: het onder controle brengen van je emoties, omdat deze bepalend zijn voor je reactie. Je brengt je emoties onder controle door de daaraan verbonden negatieve gedachten te vervangen door positieve, helpende gedachten. In praktijkvoorbeeld 2: Ik denk nu: ‘Ik kan ook niets aan hem overlaten en nu is de cliënt ontevreden’, maar wat mij veel meer helpt is om te denken: ‘Dit kan gebeuren, hij heeft ook veel werk liggen; ik ga met hem bespreken hoe we dit nu zo snel mogelijk gaan oplossen’. Deze positieve gedachten hebben meteen invloed op je gedrag. Je gaat vanzelf constructief handelen. In praktijkvoorbeeld 2 heeft dit tot gevolg dat je in staat bent om constructiever om te gaan met de situatie: Wat is het probleem en hoe gaan we dit oplossen?

Overige tips:

Neem een time-out

Als de emoties hoog oplopen, is het raadzaam even afstand te nemen van de situatie en een moment van rust in te bouwen. Je kunt tot 10 tellen voordat je reageert, je even op iets anders richten, koffie halen, een telefoontje tussendoor of een moment nemen om even bewust goed in en uit te ademen. Door even een stapje terug te doen vlakken je emoties af en kun je weer helder denken. Dat helpt je om effectiever om te gaan met de situatie.

Blijf bij de feiten: realiteitscheck

Probeer het verschil te zien tussen de feiten en je eigen interpretatie van de situatie. Vraag jezelf af: ‘Wat is er nu werkelijk gebeurd? Wat zijn de feiten en wat maak ik daarvan?’ In praktijkvoorbeeld 2: Je weet helemaal niet of de cliënt ontevreden is, dat is een aanname. De cliënt heeft dit helemaal niet gezegd en je kunt ook niet weten wat hij denkt. Je hebt geen glazen bol. Door bij de feiten te blijven, wordt het makkelijker in situaties om constructief te reageren in plaats van emotioneel.

Hou je doel voor ogen

Door in elke situatie te bepalen wat je eigenlijk wilt bereiken, haal je jezelf van de emotie weg en focus je je op de inhoud, waardoor je vanzelf constructiever wordt. In praktijkvoorbeeld 2: ‘Ik kan wel boos zijn, maar waar het nu even omgaat is dat ik de cliënt help’.

Stel je gedachten uit  

Door je gedachten in de situatie uit te stellen bepaal je zelf het moment waarop je erover na gaat denken. Daardoor kan je in de situatie zelf je hoofd erbij houden en word je ook minder emotioneel. In praktijkvoorbeeld 2: ‘Ik ga vanavond nadenken over wat ik van deze medewerker vind, maar nu even niet. Nu moet ik eerst dit probleem oplossen’.

Train jezelf in positief denken

Positief denken kun je leren. De RET-methode (Rationele Effectiviteits Training) is bijvoorbeeld een bekend hulpmiddel om positief te leren denken. Beren op de weg, spinsels in je hoofd van Theo IJzermans en Coen Dirkx is één van de lezenswaardige standaardwerken op dit gebied.

Doe aan mindfulness

De kracht van mindfulness is dat deze techniek je grip geeft op wat je denkt. Mindfulness biedt keuzevrijheid. JIJ bepaalt wat je denkt, niet je mind. Als je deze techniek regelmatig beoefent, krijg je steeds meer grip op je reactie, omdat je in staat bent om te kiezen wat je denkt. Er zijn talloze apps op de markt waarmee je laagdrempelig aan mindfulness kunt gaan doen. De bekendste apps: Calm, Headspace, VGZ Mindfulness app, Stop, Breathe & Think.

De moraal van het verhaal: wie de regie heeft over zijn gedachten, kan elke situatie aan!