Creatief met initiatief!

Je bent advocaat-stagiaire en krijgt van je patroon te horen dat je te weinig zichtbaar bent in de organisatie om überhaupt beoordeeld te worden voor een positie als medewerker. ''Bijna niemand ziet wat jij doet en kan, sterker nog, sommige partners kennen jou niet eens en op deze manier word je hier helaas geen medewerker. Je moet echt meer in beeld zijn'', zo luidt de kritiek. Je bent teleurgesteld en hebt behoorlijk veel moeite om gemotiveerd te blijven. Als bescheiden en introverte persoon is profileren niet jouw ding. Je gaat naar een coach, want je wil na je stage toch graag bij dit kantoor blijven. Je coach vraagt je waar je echt goed in bent, maar je kan in je werk niets bedenken, want wat kan je nu na amper 2 jaar? Je kan wel heel goed tennissen en bent zelfs Nederlands jeugdkampioen geweest, maar is dat relevant? Je durft het bijna niet te noemen. Hoe dit verhaal verder gaat lees je aan het eind van deze bijdrage.

Profileren is een belangrijke vaardigheid voor een moderne jurist. In deel 1 van deze serie over profileren bespraken we o.a. het nut van profileren en wat je dan precies doet in een juridische werkomgeving. Je presenteert jezelf positief, enthousiast en zelfverzekerd, je maakt duidelijk waar je kennis en kunde uit bestaat en communiceert regelmatig je successen en positieve resultaten, je toont initiatief en maakt in je omgeving duidelijk hoe je je onderscheidt van anderen. Ook leg je contacten (intern en extern) en onderhoudt deze. In deel 2 bespreken we initiatief tonen, een lastig onderdeel als het niet in je aard ligt om dit te doen.

Proactieve professionals presteren beter

Welk initiatief heb je voor het laatst genomen? Wanneer heb je voor het laatst op het werk of daarbuiten iets georganiseerd? Heb je de laatste tijd nieuwe ideeën of plannen ingebracht? Wanneer heb je voor het laatst taken naar je toe getrokken, die niet bij je takenpakket hoorden? Wat heb je gedaan om je eigen werk beter te laten verlopen? De meeste juristen krijgen jeuk van deze vragen. Het tonen van initiatief staat in direct verband met proactief handelen. Een professional die zich goed profileert is ‘proactief’, een competentie die er op duidt dat iemand zowel initiatiefrijk is als goed in het anticiperen, vooruitdenken. Actie ondernemen zonder aansporing van iemand anders, dat is eigenlijk de kern van proactief handelen. Naast dat dit gunstig is voor jezelf – je kunt laten zien waartoe je eigenlijk in staat bent, je onderscheidt jezelf van de massa en je kunt nieuwe manieren vinden om plezier in je werk te hebben – is het ook goed voor je werkgever. Professionals met een proactieve houding presteren over het algemeen beter, zo blijkt uit onderzoek (bron: https://doi.org/10.1348/096317910X502359).  

Proactief handelen is niet altijd gewenst

In grote organisaties met een hiërarchische structuur spelen autoriteit, protocollen en routines een belangrijke rol. In dergelijke organisaties zit men niet altijd te wachten op iemand met proactief gedrag. Je context kan dus bepalend zijn voor de mate waarin je succesvol kunt zijn met een proactieve houding. In de meeste gevallen is het een kwestie van finetuning: doen wat past bij de organisatie.

Waar te beginnen?

Bestudeer eerst de navolgende gedragsvoorbeelden. Bepaal vervolgens welk gedrag je wilt aanleren of verbeteren en ga dat oefenen. De eerstvolgende vergadering doe je bijvoorbeeld een voorstel om een bepaald probleem op te lossen. Achteraf evalueer je hoe het gegaan is en wat je ervan geleerd hebt.

Gedragsvoorbeelden

• Ziet het werk dat gedaan moet worden en handelt daarnaar.
• Wacht bij problemen niet af, stelt zich niet afhankelijk op, maar gaat erop af, verzamelt informatie en onderneemt actie om het probleem op te lossen.
• Komt met voorstellen om in te spelen op toekomstige kansen voor de organisatie/afdeling/producten/diensten.
• Vraagt uit zichzelf naar informatie, stelt zaken ter discussie, stelt onderwerpen aan de orde en vraagt naar het ‘waarom’.
• Draagt uit eigen beweging nieuwe of andere werkwijzen, oplossingen en onderwerpen aan, doet voorstellen en neemt hierin het voortouw.

Bekijk je functie en noteer je belangrijkste taken en werkzaamheden Beoordeel of je deze taken reactief, actief of proactief uitvoert en bedenk wat je concreet wil verbeteren, met welke taken/werkzaamheden je wilt beginnen en hoe je dat gaat aanpakken.

Voer een gesprek met je leidinggevende over zijn/haar verwachtingen over jouw proactiviteit en vraag om advies.

Zorg dat je weet waar je leidinggevende mee bezig is en wat er speelt binnen jullie organisatie/afdeling. Bespreek bijvoorbeeld welke dossiers er aan gaan komen of welke doelen prioriteit hebben en vooral wat jij daarin kunt betekenen. Als je weet wat er speelt, kun je gemakkelijker een proactieve bijdrage leveren.

Tips en adviezen

De volgende tips en adviezen kunnen je helpen om gemakkelijker initiatiefrijk gedrag te vertonen:

Toon zelfstandigheid

Laat zien dat je het aankunt om zelf bepaalde taken of zaken aan te pakken. Doe eigenhandig een voorstel voor een strategie in een dossier, stel jezelf vrijwillig beschikbaar om een zaak op je te nemen, trek iets naar je toe wat niet tot je takenpakket behoort enz. Ga bij gebrek aan uitdaging op zoek naar extra taken en verantwoordelijkheden. Durf op jezelf te vertrouwen, dan zullen anderen dat ook doen.

Participeer

Door actief deel te nemen aan bijeenkomsten en vergaderingen toon je initiatief. Probeer vooral actief mee te denken en mee te helpen met het bedenken van oplossingen voor problemen. Bedenk b.v. een plan om de werkdruk te verminderen en breng dat tijdens het overleg in. Je kunt ook een actieve houding aannemen door bij te dragen aan verbetering binnen de organisatie. B.v. een voorstel om data te analyseren, een idee om bepaalde kosten terug te brengen e.d. Op deze manier toon je vermogen om oplossings- en toekomstgericht te denken. Het kan handig zijn als je op voorhand beschikt over de agenda, zodat je je actieve bijdrage goed kunt voorbereiden.

Wees oplossingsgericht

Juristen hebben nogal eens de neiging om problemen nodeloos ingewikkeld te maken en in eindeloze analyses te verzanden, waardoor ze verlammen en passief raken. Niet doen! Je moet niet denken dat je een oplossing kan vinden voor een probleem als je zo veel mogelijk te weten komt over het probleem. Je kunt je veel beter afvragen wat wil ik bereiken en wat zijn de opties om dat te bereiken? Door in oplossingen te denken genereer je nieuwe energie, kom je in contact met kansen en mogelijkheden en ben je sneller bereid dingen te ondernemen. Daardoor kom je ook opener over en zullen mensen je sneller bepaalde taken toevertrouwen.

Creëer nieuwe kansen                                                                                                          

Bedenk welke kansen je ziet voor de organisatie in de toekomst en ga na hoe je hieraan concreet kunt bijdragen. B.v. een nieuwe markt aanboren en daarvoor zelf een businessplan schrijven. Vooral advocatenkantoren zijn dol op dit soort initiatieven. Nieuwe cliënten zijn altijd welkom natuurlijk. Maar managers in organisaties kunnen dit soort bijdrages ook waarderen als ze er hun eigen positie mee kunnen versterken. Als jij een plan bedenkt om de resultaten te verbeteren en je manager kan dat verkopen bij bijvoorbeeld de RvB, dan levert hem dat persoonlijk evidente voordelen op. Je kunt ook activiteiten, producten en/of diensten bedenken die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor de organisatie. Een voorbeeld uit de praktijk: een medewerker bij een klein advocatenkantoor heeft tijdens de laatste kantoorvergadering gehoord dat de maatschap meer arbeidszaken wil gaan doen. Hij heeft nagedacht over een mogelijke bijdrage hieraan en stelt de maatschap voor om een selectie van bedrijven op het industrieterrein in de buurt uit te nodigen voor een seminar over een actueel arbeidsrechtelijk onderwerp. Hij neemt de volledige organisatie op zich en levert ook de inhoudelijke bijdrage.

Neem initiatief

De initiatieven die je neemt hoeven niet ingewikkeld of heel groot te zijn en het is zeker niet nodig dat het altijd om vakinhoud gaat. Integendeel, je kunt ook heel goed op sociaal of organisatorisch vlak proactief zijn. Ben je hier van nature niet goed in, begin dan klein en bouw het langzaam uit door te experimenteren met eenvoudige initiatieven, zoals bijvoorbeeld de vraag aan een collega of je hem ergens mee kan helpen.

• Organiseer een lezing of een andere activiteit voor een bepaalde doelgroep. B.v. een kennislunch voor interne opdrachtgevers of voor externe relaties.                                                    
• Word lid van een interne commissie. Dat legt de basis voor proactief gedrag dat gezien wordt in de organisatie.
• Neem kleine initiatieven op sociaal vlak. B.v. een borrel organiseren, een cup a soup toren of snoeppot regelen voor de afdeling, een cadeau voor een jarige collega kopen enz. Hoe moeilijk kan het zijn?
• Zet jezelf op een quotum van x initiatieven per week. Noteer dit in de agenda en evalueer jezelf steeds na afloop van de week. Daardoor leer je spelenderwijs om proactief te zijn.

Terug naar de casus. Tennissen dus, daar was de betrokken advocaat-stagiaire goed in. Hoe kon hij dat creatief inzetten? Uiteindelijk heeft hij zelf bedacht om een tennistoernooi als kantooruitje te organiseren, een toernooi waarbij de verschillende vestigingen het tegen elkaar op moesten nemen in dubbelpartijen. Het was een groot succes. Niet alleen werd dit initiatief enorm gewaardeerd, maar de tenniskwaliteiten van deze advocaat-stagiaire zijn ook niet onopgemerkt gebleven. Men was zwaar onder de indruk. Dat hadden ze even niet achter die wat stille en bescheiden jongen gezocht. Na het tennistoernooi ontplofte zijn mailbox bijna van de complimenten en bizar maar waar: hij werd ineens door partners bij grote zaken betrokken, kreeg persoonlijke uitnodigingen van partners om hen te vergezellen naar sportevenementen, een partner vroeg zelfs om een tennisles. In één keer stond hij op de kaart. Na dit tennistoernooi voor kantoor organiseerde hij met succes nog een tennisevenement voor relaties en het eindresultaat laat zich raden: hij kreeg eerder dan gebruikelijk te horen dat hij na zijn stage mocht blijven. Dat hierbij sprake is geweest van het door mij in een eerdere bijdrage omschreven halo-effect (het verschijnsel dat de aanwezigheid van een bepaalde positieve kwaliteit bij de waarnemer de suggestie wekt dat andere positieve kwaliteiten ook aanwezig zullen zijn; met andere woorden, als iemand ergens goed in is (lees: tennis) dan denk je dat hij overal goed in is) valt natuurlijk niet uit te sluiten, maar wat maakt het uit: missie geslaagd!