Weet wanneer je moet volgen

De zesdelige serie kantoorpolitiek voor beginners wordt afgesloten met een aantal tips uit mijn coachingspraktijk over dit onderwerp. De genoemde voorbeelden zijn echte casussen, maar zo algemeen omschreven dat ze niet naar personen te herleiden zijn. Dit is de tiende en laatste tip in deze reeks.

Vooral de high potentials in de juridische praktijk hebben er last van. Ze hebben zoveel zelfvertrouwen, omdat ze goed zijn, dat ze soms vergeten dat ze nog een leidinggevende hebben. Dat je dat duur kan komen te staan blijkt uit de navolgende casus.

Casus

Niet eerder heb jij als advocaat-partner een medewerker onder je hoede gehad met zoveel skills. Stuur hem naar een onderhandeling en hij regelt het. Laat hem een processtuk maken en het is van dermate niveau dat je denkt: hoe dan?! Stuur hem op een potentiële cliënt af en hij sleept ‘m binnen. Maar er is een probleem. Het is niet iemand die zich gemakkelijk ondergeschikt maakt aan jouw leiding en daardoor ontpopt hij zich bij tijd en wijle als een ongeleid projectiel.

Voorbeeld 1: Tijdens je vakantie kreeg een zaak een onverwachte wending en jij gaf hem per mail instructies hoe te handelen. Kom je terug van vakantie en dan blijkt dat meneer eigenhandig een procedure is gestart, terwijl je opdracht had gegeven een schikkingsvoorstel aan de wederpartij te doen. Hij had het wel met de cliënt afgestemd natuurlijk, maar je was woedend. Wat hij niet weet is dat je in deze zaak nog maar heel weinig kunt declareren en nu wordt dit een bodemloze put van niet declarabele uren.

Voorbeeld 2: Hij zou een pleitnota voor je maken ten behoeve van een kort geding in een vrij complexe IE-kwestie. Je had met hem afgesproken dat hij het concept vroeg in de ochtend bij jou zou aanleveren, zodat je het nog diezelfde ochtend zou kunnen aanpassen om vervolgens die middag alvast te beginnen met de voorbereiding van de zaak, die 2 dagen daarna plaats zou vinden. Hij kent jou en weet dat je een pietje precies bent en liever niets aan het toeval overlaat. Maar ondanks zijn uitdrukkelijke toezegging hoorde je die ochtend niets van hem en dus liep je even na elven bij hem binnen. Dan die nonchalante blik waar je zo’n hekel aan hebt: meneer was nog niet klaar met de pleitnota en jij moest ‘gewoon even relaxt blijven’. Je benadrukte met klem dat je echt over een half uur de pleitnota wilde hebben, maar na een half uur hoorde je niets en om 13.00 uur was er nog niets veranderd. Je kan er slecht tegen als je te laat met de voorbereiding van een zaak begint en hij weet dat als geen ander. Natuurlijk moet je je te allen tijde kunnen beheersen, maar onder de immense druk van dit kort geding kon je om 13.30 uur een stemverheffing niet langer onderdrukken. Ja, toen lag het binnen tien minuten op je bureau en nog een briljant betoog ook. Absurde situatie.

Het laat zich raden hoe dit is afgelopen. De betrokken medewerker werd na het zoveelste incident met deze vrouwelijke partner verzocht te vertrekken. Hoe briljant ook, ze had geen vertrouwen meer in hem. Dit soort verhalen van managers en partners passeren mij in allerlei versies. De essentie daarvan is dat een goede medewerker weet wanneer hij moet leiden, maar ook wanneer hij moet volgen. Soms moet je gewoon luisteren, doen wat er gevraagd wordt. Het is de taak van je leidinggevende om je (bij) te sturen en daar moet je je ondergeschikt aan maken.

Aandachtspunten

Je succes als professioneel wordt grotendeels bepaald door je vermogen vertrouwen te winnen van je omgeving. Je denkt dat het om je inhoudelijke expertise gaat, maar uiteindelijk gaat het er om of anderen jou vertrouwen. Dat is de basis van relaties op de werkvloer en het smeermiddel van je loopbaan. Betrouwbaarheid is een belangrijk onderdeel van vertrouwen. Hierbij is vooral van belang dat je omgeving het gevoel heeft dat er op jou gebouwd kan worden. Dit gaat vooral over het nakomen van toezeggingen en afspraken: werk op tijd afleveren en volgens afspraak, maar het gaat ook om voorspelbaarheid in acties en gedrag: doen wat je zegt te doen.

Het niet nakomen van afspraken en toezeggingen is zo’n beetje het meest vertrouwen ondermijnende gedrag dat je in je werkomgeving kunt vertonen. Het is beter om geen afspraken te maken of geen toezeggingen te doen, als er een kans is dat je deze niet kunt waarmaken. De meeste juristen doen juist te snel toezeggingen of laten zich te snel tot afspraken verleiden, die ze niet kunnen waarmaken. Daardoor verlies je aan vertrouwen, met als gevolg dat je leidinggevende je juist op je huid gaat zitten uit angst dat het niet goed komt met de opdrachten die hij je heeft gegeven.

Tips:

§ Wees gepast proactief. Proactief gedrag wordt bijna in elke juridische werkomgeving gewaardeerd, maar niet als je daar in doorschiet. Dan gaat de organisatie jou als een ongeleid projectiel ervaren. Je moet eerst vertrouwen zien te winnen voordat je meer speelruimte krijgt en zelfstandig kan opereren. Dus vooral veel afstemmen en overleggen en je leidinggevende het gevoel geven dat hij over belangrijke zaken beslist, niet jij.

§ Bespreek je bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Soms is het niet helder wat je wel en niet zelf mag beslissen en hoe zelfstandig je kunt opereren in zaken. Vraag en bespreek met je leidinggevende waarover jij zelf mag beslissen, waarover jullie samen beslissen en waarover je leidinggevende beslist. Helderheid hierover voorkomt problemen en conflicten.

§ Toon respect. Behandel iedereen met respect, zeker je leidinggevende. B.v. door je ondergeschikt te maken aan de agenda en manier van werken van je leidinggevende. In de geschetste casus had de betrokken medewerker daar veel vertrouwen mee kunnen winnen.

§ Laat zien dat je wat doet met de feedback. Geen ramp als je niet helemaal hebt aangevoeld wat je baas wil en op welke manier, als je er maar van geleerd hebt en jezelf constant verbetert.

§ Doe aan verwachtingenmanagement. Anticipeer op wat je leidinggevende verwacht of prettig vindt. Hou rekening met bepaalde voorkeuren en behoeften, bijvoorbeeld qua afstemming van zaken, voorbereiding, tijdsbesteding e.d. In de casus hebben we duidelijk te maken met een vrouwelijke partner die haar zaken tijdig en tot in de puntjes voorbereid wil hebben en graag de controle houdt. Zo iemand vindt het onprettig om tegen deadlines aan te werken, omdat ze dan de kwaliteit niet kan leveren die ze wil leveren en bovendien vinden dit soort persoonlijkheden het gevoel dat ze de controle dreigen te verliezen vervelend. Heeft zij daarentegen de herhaalde ervaring dat jij voldoet aan haar verwachtingen en wensen doordat jij werkt op de manier zoals zij het wil, dan win je sneller haar vertrouwen en zal ze de controle op den duur eerder loslaten en je meer je eigen gang laten gaan.

§ Doe specifieke toezeggingen, die je gemakkelijk kunt waarmaken. Dit is een laagdrempelige manier om je betrouwbaarheid te versterken. B.v. in casu: toezeggen dat je een artikel doorstuurt dat ze kan gebruiken voor de zaak en dat dan ook doen.

§ Lever eerder dan je toezegt. Je doet met opzet een ruime toezegging, die je kunt overtreffen. Dit houdt in dat je toezegt iets op een bepaald moment te zullen doen, maar in werkelijkheid doe je het eerder. B.v. je zegt een advies volgende week woensdag toe, maar levert het de vrijdag daarvoor al in. Daarmee vertoon je gewaardeerd gedrag: men verwacht dit niet, maar stelt er wel prijs op. Een perfecte manier om vertrouwen te winnen.

§ Maak het bespreekbaar wanneer je twijfels hebt over de aanpak of manier van werken in een bepaalde zaak. Probeer wel goed in te schatten of je leidinggevende ruimte voor deze discussie wil geven.

De moraal van dit verhaal: juist door te weten wanneer je moet volgen, krijg je uiteindelijk het vertrouwen om te kunnen leiden.