Niet alles hoeft gezegd te worden!

De zesdelige serie kantoorpolitiek voor beginners wordt afgesloten met een aantal tips uit mijn coachingspraktijk over dit onderwerp. De genoemde voorbeelden zijn echte casussen, maar zo algemeen omschreven dat ze niet naar personen te herleiden zijn. Dit is de negende tip in deze reeks.

Casus

Dat je baas naar een managementcursus is geweest wordt je duidelijk als hij ineens na het doorspreken van een dossier aan je vraagt: ‘’Hoe vind jij eigenlijk dat ik het doe?” Je bent enigszins verbaasd en overvallen, want hij heeft niet eerder de indruk gewekt in jouw mening geïnteresseerd te zijn. Maar goed, als hij het je toch vraagt, waarom zou je niet eerlijk zijn en feedback geven? Natuurlijk begin je eerst met een opsomming van zijn pluspunten; je begrijpt ook wel dat het handig is om dat te benadrukken: hij is altijd benaderbaar, je krijgt leuke zaken van hem en natuurlijk is hij de beste op zijn vakgebied. Niemand waar je zoveel van kan leren.

MAAR……..

En dan ga je los: eigenlijk geeft hij best wel onduidelijke instructies in dossiers (die onleesbare post-it’s zijn ronduit ergerlijk), hij verandert in een dossier nogal eens van aanpak (vandaag strategie A, morgen ineens plan B), zijn moodswings zijn ook niet bepaald prettig (de ene dag vol humor en de andere dag loopt hij over de gang te schreeuwen: ''Of er nog iemand is die hier wat kan''), om over zijn geheugen nog maar te zwijgen: dat is echt een gatenkaas. Als jij de deadlines niet in de gaten houdt, gaan er echt dingen mis en hij mag best weten dat dit enorm veel stress bij jou veroorzaakt.

Je kunt de vinger er niet precies opleggen, maar na het feedbackgesprek maakt je baas ineens een afstandelijke indruk. Hij zoekt niet echt contact meer en betrekt je minder vaak bij zaken. Je begrijpt er helemaal niets van, want hij heeft je nog bedankt voor de feedback.

De vraag naar feedback is vragen naar complimenten en schouderklopjes

Eerlijk zijn scoort onder juristen hoog als persoonlijke waarde. Maar is het handig om in alle eerlijkheid zo los te gaan als in deze casus? De les uit deze casus is dat niet alles gezegd hoeft te worden. Een leugentje om bestwil is soms toch verstandiger. Openlijk kritiek geven aan de man of vrouw die jou kan maken en breken is namelijk een politieke dolksteek. Managers en partners willen zich juist gesteund voelen door hun personeel. De vraag naar feedback uit de mond van jouw manager of partner is vragen naar complimenten en schouderklopjes. Niks meer en niks minder. Draagvlak van personeel geeft vertrouwen en bevestigt zijn autoriteit als leider. Als je te veel kritiek hebt, zeker als je gaat vertellen wat hij fout doet, loop je de kans dat hij jou steeds minder ziet zitten, omdat hij zich niet gedragen voelt door jou. En denk niet dat jouw baas dit tegen je zal zeggen. Sterker: hij zal je prijzen voor je eerlijkheid en juist zeggen dat hij blij is dat er tenminste één iemand op de wereld rondloopt die zegt waar het op staat. Maar de kans is groot dat hij niet helemaal eerlijk tegen je is, ook al weet hij dat misschien zelf niet eens.

Als je baas (waar en wanneer dan ook) vraagt hoe jij vindt dat hij nu functioneert, dan zeg je dus: ''Prima, gaat goed.'' En daar laat je het bij (te veel gedetailleerde positieve uitleg maakt het namelijk ook weer ongeloofwaardig).

Zijn er dan geen uitzonderingen op deze regel?

Als je een hele goede en persoonlijke relatie met je manager of partner hebt, dan is er wel meer ruimte om eerlijk te zijn. Hij zal jouw kritiek dan sneller opvatten als support: door te zeggen wat je vindt help je hem verder. B.v. Stel, je hebt gemerkt dat je baas een bepaalde jonge collega te weinig begeleidt, waardoor deze collega helemaal vastloopt in zaken, dan help je hem door dit tegen hem te zeggen, zodat hij zijn begeleiding kan aanpassen. Hij zal in zo’n situatie blij zijn met de feedback van een vertrouweling.

Wat als feedback geven echt nodig is?

Er is geen reden om de relatie met je leidinggevende of zelfs je baan op het spel te zetten, behalve als je vindt dat het gedrag van je baas jou, het bedrijf of de afdeling schaadt. Er zijn situaties waarin er, ongeacht of je nu een hechte relatie met je baas hebt of niet, echt zaken veranderd moeten worden. B.v. je baas blijft je maar volstoppen met werk, ook al heb je al aangegeven dat je er niets meer bij kan hebben. Als je zo doorgaat dan val je om. Je kunt dan de gelegenheid juist te baat grijpen om iets te veranderen als hij om feedback vraagt. Doe dit alleen in noodzakelijke gevallen en hou het bij jezelf: ik-boodschappen. ''Ik heb gemerkt, ik zie dat, het valt mij op dat….'' Uitgaan van je eigen perspectief maakt de kritiek voor je baas relatief. Hij voelt dan de ruimte om er een andere mening op na te houden, omdat jij maar een deel van zijn werkzaamheden ziet en niet weet wat er nog meer van hem wordt verwacht. Zo lijdt hij geen gezichtsverlies. Geef ook aan wat je precies veranderd wilt zien en wat de oplossingen daarvoor zijn. B.v. ''Ik zou het prettig vinden als we voortaan wekelijks bespreken welke zaken prioriteit hebben en welke niet en dat we samen de spoedzaken verdelen.''

Pak een baas die in breder verband disfunctioneert nooit alleen aan, maar samen met je collega’s. Daardoor haal je jezelf uit de frontlinie en maak je het ook niet persoonlijk. Als collectief word je in organisaties bovendien sneller serieus genomen. Je kunt er in dat geval overigens ook voor kiezen om anoniem feedback te geven, bijvoorbeeld in het kader van een 360 graden feedbackprocedure.

Slecht voor de communicatie?

Goede communicatie op de werkvloer is van levensbelang om als organisatie succesvol te kunnen zijn. Ik realiseer me dat niet helemaal eerlijk zijn daaraan in de weg kan staan. Maak zelf je afwegingen. Hoe hechter de relatie met je leidinggevende, des te beter kan je waarschijnlijk met ’don’t be nice, be real’ uit de voeten.