How to manage your boss!

De serie kantoorpolitiek voor beginners wordt afgesloten met een aantal tips uit mijn coachingspraktijk over dit onderwerp. De genoemde voorbeelden zijn echte casussen, maar zo algemeen omschreven dat ze niet naar personen te herleiden zijn. Dit is de zesde tip in deze reeks.

Casus 1

Je krijgt van je leidinggevende de opdracht om op korte termijn een advies te schrijven voor een belangrijke opdrachtgever. Je doet dat meteen, maar uiteindelijk ligt het een hele week ter controle op zijn bureau, waardoor de tijdsdruk toeneemt. Vervolgens komt hij met heel veel commentaar terug, wat je voor het weekend niet verwerkt krijgt. De deadline is maandag na het weekend en dus offer je met grote tegenzin en kokend van woede een deel van je weekend op. De week daarop herhaalt zich een vergelijkbare situatie en de moed zinkt je in de schoenen.

Casus 2

Niet iedereen heeft hetzelfde werkritme, maar jouw leidinggevende is wel extreem. Hij begint bijna nooit voor 12.00 uur en houdt zelden voor 22.00 uur op. Daardoor dreigt ook jouw dag zich te verleggen, terwijl jij juist een vroege vogel bent en bovendien op tijd weg moet om je kind van de opvang te halen. Maar je leidinggevende houdt geen rekening met jou en in de avonduren ontvang je tientallen appjes en mailtjes met vragen over de stand van zaken. Daarnaast heeft hij de hinderlijke gewoonte om je regelmatig tijdens het avondeten te bellen voor overleg. Je blijft bereikbaar, ook al ben je eigenlijk ontzettend boos. Thuis lopen de spanningen daardoor steeds hoger op.

Dit zijn typerende voorbeelden van hoe mensen over je grenzen kunnen gaan. Als coach heb ik hier dagelijks mee te maken. We willen allemaal loyaal zijn, maar hoever gaat dat? De juristen in de genoemde voorbeelden delen hetzelfde probleem: ze handelen passief en stellen geen grenzen, hoewel ze ontevreden zijn over de situatie.

Hoe los je dit nu politiek handig op zonder je baas voor het hoofd te stoten?

Niet-constructieve oplossingen

Je kookt intern van woede, maar zegt niets en offert een deel van je weekend c.q. avond op om je baas te pleasen. Dit is de gekozen optie in beide casussen. Maar door niets te doen verandert er ook niets en dus is de kans groot dat de situatie zich zal blijven herhalen. Daar schiet je niets mee op.

Je barst in woede uit en zegt: ''Zoek het zelf uit!'' Dat is ook geen handige oplossing. Het is zaak je emoties te beheersen en rustig te blijven. Je geeft op deze manier aan dat je niet in staat bent om constructief te handelen onder druk en dat mag wel van je verwacht worden.

Bij eerder besproken casussen kwam klagen bij collega´s vaak als optie naar voren. Dat is ook hier weer een door juristen regelmatig gekozen optie. Klagen over het gedrag van je leidinggevende bij een collega verandert echter niets aan de situatie en is om die reden af te raden. En het is nog negatief ook.

Het gedrag van je leidinggevende buiten hem om met bestuur of directie bespreken ligt ook niet voor de hand. Hij zal ongetwijfeld je loyaliteit in twijfel trekken. Daarmee zet je de relatie op het spel en dus ook je eigen draagvlak in de organisatie.

Ook veelvoorkomend: Geconfronteerd met de situatie vraag je aan je leidinggevende: ''Moet dit nu echt?’’ Door dit te vragen neem je zelf geen verantwoordelijkheid. Je geeft namelijk niet aan wat je zelf wil, maar legt het bij de ander. Geen goede oplossing dus. Als jouw leidinggevende ''ja'' antwoordt, zit je er bovendien aan vast.

Constructieve oplossingen

De kunst is om te gaan inzien dat je het gedrag van je leidinggevende niet kunt regisseren; je kunt alleen invloed uitoefenen op je eigen gedrag en bepalen hoe je met hem of haar omgaat. Door je eigen gedrag constructief te managen krijg je meer grip op de situatie en neem je ook verantwoordelijkheid voor jouw eigen gedrag in de samenwerking.

Zorg voor een positieve grondhouding. Geef je leidinggevende het gevoel dat je wilt helpen en ontzorgen, ook al kun je op dat moment eigenlijk niets doen. Benadruk bijvoorbeeld wanneer je wel iets kan doen. B.v. ''Ik wil je heel graag helpen met deze zaak, alleen vanavond lukt mij dat niet meer, morgen wel.'' ''Ik ben zaterdag tussen 10.00 uur en 12.00 uur wel beschikbaar.''

Imiteer je werkomgeving. Probeer uit te vinden wat wel en niet kan in jouw werkomgeving. Hoe stelt men hier grenzen en kan dat bij iedereen? Doe wat anderen doen. In sommige bedrijfsculturen wordt nee-zeggen tegen een leidinggevende bijvoorbeeld niet geaccepteerd, terwijl dit in andere culturen totaal geen probleem is. Vraag ook advies aan collega’s: hoe gaan zij met hem om en wat kan jij daarvan leren?

Gedraag je niet onderdanig. Autoritair gedrag wekt vaak onderdanig gedrag op. Doorbreek dit patroon. Als je hem op een rustige en volwassen manier benadert, is de kans groot dat hij dat vervolgens met jou ook doet en dan is er waarschijnlijk meer overleg mogelijk.

Tips:

Probeer de situatie naar je hand te zetten. Je kunt de situatie bijvoorbeeld op een constructieve manier bespreekbaar maken en proberen om tot afspraken te komen. B.v. ''Ik wil onze manier van samenwerken met je bespreken: wij hebben een ander werkritme; jij werkt zus, ik zo. Hoe gaan we dat beter managen, want zoals het nu gaat werkt het voor mij niet effectief.'' Zo manage je de verwachtingen realistisch en beïnvloed je de situatie op een constructieve manier.

Je kunt in beide casussen ook op overleg aansturen en zelf oplossingen aanreiken. B.v. ''Dit moet af, maar dit weekend c.q. vanavond ben ik niet beschikbaar. Hoe gaan we dit nu oplossen? Is er misschien een manier om uitstel te vragen?'' Of: ''Je wilt dit nu met mij bespreken, maar ik ben op dit moment niet in de gelegenheid. Hoe gaan we ervoor zorgen dat we dit stuk wel op tijd de deur uitkrijgen? Wat vind je ervan als ik zaak x bij een beschikbare collega neerleg? Dan kan ik nu meteen aan jouw stuk beginnen en is het op tijd af.''

Wissel feedback uit. We leven in moderne tijden. Vraag terugkoppeling op je functioneren en geef ook terug hoe je het ervaart om leiding te krijgen. Vooral de jongere managers en partners kunnen dit prima hebben. Wellicht kan jij moeilijk omgaan met zijn chaotische manier van werken, maar ben jij wat slordig in je stukken. Als jouw baas de samenwerking serieus neemt, zal hij wellicht zijn eigen planning en organisatie aanpassen.

Een andere invalshoek die je kunt kiezen is je leidinggevende wijzen op de consequenties voor jou persoonlijk. Je praat hem als het ware een schuldgevoel aan. B.v. ''Prima, als ik vanavond/dit weekend moet doorwerken aan jouw stukken. Dan kan ik alleen niet naar het huwelijksfeest van mijn ouders, maar als deze stukken echt af moeten dan ga ik dat natuurlijk voor je doen.'' Niet iedere leidinggevende is gevoelig voor deze naar emotionele chantage riekende oplossing. Het kan ook de vlam in de pan gooien, dus je moet goed inschatten of jouw leidinggevende daar gevoelig voor zou kunnen zijn.

Je kunt ook aan ruilhandel doen. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ''Ik wil dat voor je doen buiten de normale tijden en ik zal beschikbaar zijn, maar dan wil ik wel bij die leuke zaak x betrokken worden.'' Je geeft hiermee aan dat je flexibel om kunt gaan met situaties en loyaal wilt zijn, maar er ook iets voor terug verlangt. Je bent zelfverzekerd en vol vertrouwen en geen gekke henkie. Het psychologische effect hiervan kan zijn dat je leidinggevende voortaan meer rekening zal houden met jouw belangen.

Ook een oplossing: op een acceptabele manier je grenzen aangeven, zonder de deur helemaal dicht te gooien. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je het dit keer nog voor hem gaat doen c.q. bereikbaar bent, maar je wijst ook op de consequenties daarvan en zegt duidelijk hoe je het anders wil. B.v. ''Ik ga dit nu voor je doen, maar volgende keer ben ik in het weekend/de avonduren niet meer bereikbaar zonder duidelijke afstemming vooraf.''

Een andere oplossing: neem zelf het initiatief en anticipeer op wat je kunt verwachten. Je kunt bijvoorbeeld al eerder in de week of dag vragen hoe de stand van zaken is en of je wat kan doen. Als hij dan al heeft gezegd dat je niets hoeft te doen, wordt het voor hem ook moeilijk om je alsnog buiten de normale kantooruren lastig te vallen. Maar wellicht zet je hem ook aan het denken en zal hij eerder met werk jouw kant opkomen.

Een hork blijft een hork

Sommige mensen op machtsposities hebben hier geen boodschap aan. Ze laten zich slecht bijsturen en gedragen zich als een hork, omdat ze op zichzelf zijn gericht en minder geven om de mening en het welzijn van een ander. De nuchtere werkelijkheid is dat je soms machteloos bent als loonslaaf en dat er niets gebeurt zolang de organisatie niet ingrijpt. De enige remedie is dan nog dat je je weerbaar toont tegen dit soort nare figuren. Dat is lastig omdat je afhankelijk bent van je leidinggevende en je je baan niet op het spel wilt zetten. Toch is dit soms nog je enige redding.

In casus 1 kun je heel duidelijk een grens neerzetten. Je doet wat je kan, maar wat je niet afkrijgt geef je terug. Je hebt je best gedaan, maar het is niet gelukt om het af te krijgen. Geen sorry of excuus. Een harde maatregel, die voor de meeste juristen tegennatuurlijk voelt, maar om horken te stoppen is dit soms de enige manier: teruggeven. In casus 2 kun je je telefoon uitzetten en hem lekker laten bellen en appen. De volgende dag probeer je dan wel meteen de verwachtingen te managen en geef je aan wat je nog kunt doen voor hem en wanneer. Of je draait het gewoon om: je belt en appt hem zelf een paar keer in het weekend of ’s avonds als hij net aan het golfen is met zijn vriendjes en dan hou je hem lekker lang bezig. Grote kans dat je daarna minder last van hem hebt.

Ergo: Zolang je maar niet duikt in de rol van slachtoffer is er veel mogelijk!