Jouw probleem is jouw probleem!

De zesdelige serie kantoorpolitiek voor beginners wordt afgesloten met een aantal tips uit mijn coachingspraktijk over dit onderwerp. De genoemde voorbeelden zijn echte casussen, maar zo algemeen omschreven dat ze niet naar personen te herleiden zijn. Dit is de vijfde tip in deze reeks.

Casus

Tot je grote spijt is jouw leidinggevende, waarmee je kon lezen en schrijven, vertrokken naar een andere organisatie. Je had zo’n beetje je eigen winkeltje met eigen verantwoordelijkheid en heel veel vrijheid in je manier van werken en tijdsindeling. Daar is nu abrupt een einde aangekomen. Je nieuwe leidinggevende heeft een hele andere werkstijl en nu moet je het verzetten van een komma bij wijze van spreken nog verantwoorden. Je mag niet meer thuis werken, hij wil zelfs aangepaste versies van stukken nog controleren en laat veel minder aan jou over dan je vorige baas deed. Je mag bijvoorbeeld niet zelfstandig met opdrachtgevers contact onderhouden en je moet alles wat je wilt gaan doen in een dossier eerst met hem afstemmen. Je vindt dat hij onderschat wat jij kan en hebt het idee dat je ontwikkeling nu stagneert. Je baalt enorm en ziet het niet meer zitten.

Het controle-vertrouwen dilemma

Het probleem is dat veel leidinggevenden de controle moeilijk loslaten, omdat ze eigenlijk alleen zichzelf vertrouwen en bang zijn hun goede reputatie op het spel te zetten door werk aan hun omgeving te delegeren. Slechte ervaringen, bepaalde karaktereigenschappen, zoals perfectionisme, maar ook gebrek aan aansturingsvaardigheden spelen een rol bij de neiging tot micromanagement. Tegelijkertijd willen jonge professionals juist de ruimte hebben om hun werk op hun eigen manier te doen, verantwoordelijkheid te dragen, zelf dingen uit te zoeken en hun eigen tijd in te delen. Als die mogelijkheid niet wordt geboden, nemen de frustraties snel toe. Om je aan micromanagers te ontworstelen is echter geen sinecure. Als je weinig vertrouwen krijgt, loop je de kans steeds onzekerder te worden over je kennis en kunde en dan durf je steeds minder, waardoor je onzelfstandig blijft en dat heeft dan weer tot gevolg dat je meer gecontroleerd wordt. Niet zelden leidt dit tot een negatieve spiraal, waarin je zelfvertrouwen steeds dieper de put inzakt en de neiging om te vertrekken toeneemt.

Hoe zou je deze casus aanpakken?

Een relatief grote groep juristen gaat erover klagen bij collega´s. Begrijpelijk, maar een probleem verdwijnt meestal niet door erover te klagen en dus verandert er niets. Je gaat je er alleen maar slechter door voelen. Een kleinere groep kiest ervoor dit buiten de betrokken leidinggevende om te bespreken met bestuur, directie of HRM. Ook niet echt constructief. Je zet hiermee de relatie met je nieuwe leidinggevende op het spel. Hij zal met name je loyaliteit in twijfel gaan trekken. Geen goed begin van de relatie. Bovendien is het passeren van je leidinggevende politiek niet handig. Je hebt hem nodig voor je draagvlak binnen de organisatie.

Niets doen is ook een vaak gekozen optie. Je verwacht dat je nieuwe leidinggevende wel zal inzien dat hij fout zit en als dat niet gebeurt, dan overweeg je om te vertrekken. Dit is natuurlijk ook niet de juiste strategie. Door niets te doen laat je de kans voorbijgaan om deze situatie zelf te beïnvloeden en geef je wel heel veel macht aan je leidinggevende.

Een hele slechte - maar toch nog regelmatig gekozen - optie is om je leidinggevende bewust niet te betrekken in je werk door hem zo weinig mogelijk te informeren en elke kans te grijpen om niet te overleggen, onder het motto: ”Wat niet weet, wat niet deert''. Dat jij eigenhandig reageert op een binnengekomen bericht is natuurlijk makkelijk buiten zijn gezichtsveld te houden. Maar dat komt natuurlijk een keer uit en dan ben je echt ver van huis. De neiging tot controle zal verder toenemen en zijn vertrouwen zal je voorlopig niet krijgen. Erger nog, hij kan dingen gaan zien die er niet zijn, omdat hij je wantrouwt. Zo kan het bijna ‘paranoia’ controleren van jouw werk en nagaan van jouw gangen ontstaan. Niet zelden leidt dit tot negatieve percepties over jouw functioneren en een negatief beeld als eerste indruk is maar moeilijk bij te stellen.

De juiste oplossing: eigen verantwoordelijkheid en zelfsturing

Wanneer je niet tevreden bent over je werk, is het belangrijk dat je zelf de touwtjes in handen neemt. Zelfsturend vermogen is daarbij een cruciaal aspect. Dat betekent dat je eigen verantwoordelijkheid neemt en in actie komt. Als je iets nodig hebt van je werkgever moet je dat aangeven en niet afwachten, omdat je denkt dat hij moet snappen wat jij nodig hebt. Zit je niet goed op je plek, werk je onder je niveau, als je wilt dat er iets verandert, moet je dus het heft in eigen handen nemen.

Je gebrek aan zelfstandigheid en eigen inbreng bespreekbaar maken bij je nieuwe leidinggevende en aangeven wat je daarvoor in de plaats zou willen, is in casu een mogelijke strategie. Op deze manier probeer je de situatie op een constructieve manier te beïnvloeden. Je moet hierbij wel goed inschatten op welke manier dit effectief zou kunnen zijn. Sommige leidinggevenden willen het gevoel hebben dat zij beslissen en niet jij. Een relatief veilige manier is de overlegmodus: ‘Ik wil graag even met je klankborden over de wijze waarop we samenwerken en uitwisselen welke ideeën wij hierover hebben’. Een goede kans dat het kwartje valt.

Ook een optie is om overdreven veel te communiceren over alles wat je doet. De kans bestaat in dat geval dat de drang van je baas om steeds updates te vragen en te micromanagen juist kleiner wordt. Door hem het gevoel van volledige controle te geven, krijgt hij mogelijk meer vertrouwen en gaan de touwtjes waarschijnlijk vanzelf wat losser, te meer daar hij steeds vaker zal beseffen dat het op deze manier wel erg veel tijd kost.

In tijd als argument zit ook een mogelijke oplossing. Als je het tijdsaspect regelmatig naar voren haalt, zal je baas, naarmate het vertrouwen in jou toeneemt, mogelijk de teugels wat laten vieren. Je kunt b.v. zeggen: ‘Het kost jou heel veel tijd om dit hele stuk in detail door te nemen, zal ik je even mondeling bijpraten, dan win jij tijd?'

Je kunt de situatie ook accepteren. Dat kan een bewuste keuze zijn. Je kunt denken: ‘Dit is wat het is, ik richt me op de positieve dingen en ik maak het leuk voor mezelf. Ik kijk wat ik kan leren en probeer binnen de marge die ik heb mijn eigen weg te gaan’.

Afhankelijk van je context zijn er natuurlijk nog veel meer oplossingen. Zorgen dat je een eigen klantenkring opbouwt of eigen dossiers hebt is voor een bepaalde groep juristen een oplossing, die wellicht niet meteen is te realiseren, maar op termijn wel vruchten kan afwerpen. Als je niet afhankelijk bent van andermans zaken of klanten, heb je veel meer eigen ruimte.

Hoe heeft de jurist in de casus dit opgelost? Zijn strategie was om langzaam vertrouwen op te bouwen door bewust proactief te zijn in dossiers en subtiel te laten zien dat hij goed zelfstandig kon werken en daar steeds een stapje verder in te gaan. Hij anticipeerde bijvoorbeeld op ontwikkelingen in dossiers. Zo wees hij zijn leidinggevende op het verstrijken van een bepaalde termijn voor betaling in een dossier en deed meteen een voorstel voor het nemen van beslagmaatregelen, maar liet het besluit om beslag te gaan leggen expliciet aan zijn leidinggevende. Dit alles in de hoop dat zijn nieuwe leidinggevende steeds meer vertrouwen in hem zou krijgen en als gevolg daarvan meer aan hem zou gaan overlaten. Deze strategie heeft in casu zijn vruchten afgeworpen. De betrokken jurist kreeg steeds meer ruimte. Wat later aan het licht is gekomen, is dat deze leidinggevende een slechte ervaring had gehad met zijn laatste medewerker. Deze medewerker had onder zijn leiding een ernstige fout gemaakt en een termijn laten verstrijken, met alle gevolgen van dien. Het is goed voorstelbaar dat dit incident zijn behoefte aan controle van personeel heeft versterkt.

Inmiddels vormen de betrokken jurist en zijn leidinggevende een hecht en goed op elkaar ingespeeld team. Ze sparren veel met elkaar en werken op basis van gelijkwaardigheid samen. Binnenkort komt er een einde aan deze directe samenwerking, maar niet aan de relatie. De leidinggevende in kwestie komt in de Raad van Bestuur, terwijl de betrokken jurist zijn positie overneemt. Politiek zit deze jurist de komende jaren dus gebakken!

Besef, elke dag opnieuw, dat jouw succes jouw verantwoordelijkheid is. Pak je eigen problemen aan. Zeur er niet over. Accepteer de situatie of doe iets om het te veranderen. Hierdoor word je sterker en onafhankelijk. Sta jezelf niet toe om lang te blijven hangen in gevoelens van verslagenheid en zelfmedelijden. Jouw probleem is namelijk jouw probleem. Als de wereld niet meewerkt, moet je iets nieuws bedenken.

En als helemaal niets werkt, kun je altijd deze bijdrage nog doorsturen naar je baas. Misschien dat dan het kwartje valt....