De coachtip van de week: een happy werknemer is wat waard!


De coachtip van de week: een happy werknemer is wat waard!

Werkdruk maakt meer kapot dan je lief is (deel 3)

Een te hoge werkdruk is één van de meest genoemde oorzaken van werkstress onder juristen en het verpest ook nog eens het werkplezier. In deel 1 bespraken we werkdruk in het algemeen, in deel 2 hebben we de tips en hulpmiddelen besproken die bijdragen aan het oplossen van werkdruk op individueel niveau. In dit laatste deel 3 bespreken we de maatregelen die op organisatieniveau kunnen worden genomen.

De signalen

Continu tegen deadlines aanwerken en ze vaak niet halen, toezeggingen niet kunnen waarmaken, steeds maar werk moeten verschuiven, veel fouten maken, nachten doorhalen, soms letterlijk kortsluiting in je hoofd, uit pure oververmoeidheid achter je bureau in slaap vallen, allemaal signalen dat het niet goed met je gaat. Hoe duidelijk deze signalen vaak ook zijn, op organisatieniveau wordt er doorgaans niets mee gedaan.

De kantoortuin: hoe dan?!

Een open en transparante kantoorruimte, waarin collega’s makkelijk met elkaar kunnen samenwerken, een plek zonder hiërarchie, dat was het idee achter de kantoortuin. Innovatief en luxueus, veel daglicht, akoestiekvriendelijke stilteplekken, hip ingerichte pauzeruimtes en kunstwerken van moderne kunstenaars aan de muur.

En daar zit je dan aan een bureaueiland tussen de plastic palmbomen een poging te doen om langer dan vijf minuten achterelkaar niet afgeleid of gestoord te worden. Hoe dan?! De continue afleiding, die we in gezelschap van anderen ervaren (soms ook als we met iemand op de kamer zitten), zorgt voor stress, onnodige fouten en tijdverlies, omdat we langer over dingen doen als we niet gefocust zijn. Daardoor ontstaat er werkdruk en worden we ook nog eens ongelooflijk moe. Maar organisaties zijn hier vaak blind voor, want ruimtebesparing is belangrijk en het management heeft dit zo bedacht.

Tips en hulpmiddelen tegen werkdruk op organisatieniveau

Je kunt natuurlijk als organisatie vinden dat medewerkers zelf maar aan de bel moeten trekken als ze het te druk hebben en dat zelf ook maar moeten oplossen. Helaas is het juridische volk niet zo van de zwakte en kwetsbaarheid. De meeste juristen sterven nog liever in het harnas dan te moeten toegeven dat ze het werk niet aankunnen. Daarom is het percentage uitvallers onder rechters en advocaten zo hoog. Je hebt als organisatie echter de verantwoordelijkheid om je personeel een gezond werkklimaat te bieden. Dus is het ook belangrijk dat je onderzoekt hoe je de werkdruk binnen jouw organisatie acceptabel kunt houden. Doe er wat aan!

Dit zijn de tips uit mijn coachingspraktijk:

1. Achterhaal de oorzaken van de werkdruk en stel jezelf als organisatie een aantal vragen. Is dit een individueel of een collectief probleem op de afdeling/sectie? Is er op de afdeling/sectie te veel werk dat in te weinig tijd moet worden gedaan? Is er wel voldoende secretariële ondersteuning? Past het werk voldoende bij het kennis-ervaringsniveau van de beschikbare medewerkers? Is er sprake van een te zware verantwoordelijkheid in relatie tot de gegeven begeleiding? Is er te veel onduidelijkheid/onzekerheid onder medewerkers over hun taken en verantwoordelijkheden? Zijn de werkprocessen wel efficiënt? Pas als de oorzaak bekend is, kan er daadwerkelijk iets aan gedaan worden aan de hand van de hieronder gegeven tips.

2. Krijg je de werkdruk niet goed in kaart? Laat medewerkers een paar maanden tijdschrijven, zodat je zicht hebt op wat ze precies doen op een dag. Het gaat dan vooral ook om het niet-declarabele werk. Heel veel organisaties schrijven wel tijd, maar hebben geen zicht op de belasting van alle randzaken, omdat deze niet worden geregistreerd en daar ligt vaak juist het probleem: je eigen administratie moeten doen, zelf je producties moeten kopiëren enz.

3. Maak werkdruk bespreekbaar. Hoe blind kun je zijn voor de wallen onder de ogen van je personeel, voor de vele kleine griepjes en andere fysieke malaise? Breng het als agendapunt in op vergaderingen, zodat er collectief verantwoordelijkheid kan worden genomen en oplossingen kunnen worden bedacht. Dat voelt ook een stuk veiliger voor medewerkers dan dat je ze individueel aanspreekt. Dat wordt toch al snel als persoonlijk falen beschouwd.

4. Kijk kritisch naar de cultuur. Angstculturen waarin men zich onveilig voelt en bang is om te falen zijn gevoelig voor werkdrukproblematiek. Als er een afdelingsmail binnenkomt met de tekst: ‘Wie kan deze zaak oppikken?’ en jij reageert als enige niet, omdat je al overloopt van werk en je wordt daarop aangesproken, dan reageer je de volgende keer natuurlijk meteen, hoe druk je het ook hebt. Ook is het in sommige juridische werkomgevingen stoer om extreem druk te zijn en nachten door te werken. De angst om fouten te maken wakkert dit vlammetje van hard en lang doorwerken vaak nog verder aan.

5.De Pareto-regel. 80 % van je resultaten bereik je in de eerste 20 % van je tijd. 20 % van je inspanningen zorgt dus voor 80% van je resultaten. De resterende 20% van je resultaten kost echter 80% van je inspanningen en dus tijd! Anders gezegd, naarmate je meer tijd aan iets besteedt, neemt je rendement af. Deze economische wet wordt ook wel ‘de 80/20-regel’ genoemd. Het schaven aan stukken, continu corrigeren, herformuleren, het vreet tijd en energie. Als medewerkers én een hoge kwantiteit én een hoge kwaliteit moeten leveren ontstaat er werkdruk, omdat ze de zaken niet wegkrijgen: 5 x 80% in de tijd van 1 x 100%. Of te wel 5 zaken kun je op een ‘gewone’ manier wegwerken, maar ga je voor topkwaliteit (de perfectie) dan kan je maar 1 zaak doen in dezelfde tijd. Organisaties moeten zich veel bewuster zijn van de eisen die ze stellen aan medewerkers. Als je voor de kwantiteit gaat, zal dat ten koste van de kwaliteit gaan, dat is realisme.

6. Faciliteer focus. Hoe beter je met aandacht kan werken en niet gestoord of afgeleid wordt, des te hoger de productie en kwaliteit. Het feit dat we steeds worden onderbroken, verlaagt onze productie en kwaliteit en dat verhoogt de werkdruk weer. De gemiddelde organisatie werkt dit in de hand door continue bereikbaarheid te verlangen en juristen in een kantoortuin te zetten of met meerdere mensen op een kamer. Een focus-beleid waarin juist ruimte is voor niet-bereikbaarheid, afsluiting en weinig prikkels is veel efficiënter. Een tip die ik vaak aan organisaties geef is de invoering van zogeheten tape-hours. Dat is een tijdsperiode waarin iedereen hetzelfde doet: namelijk ongestoord werken. Geen overleg, geen binnenlopende collega’s, liefst ook geen telefoon. Iedereen doet hetzelfde en laat elkaar met rust. Dit is een zeer effectieve en werkdrukverlagende maatregel. Doen!

7. Zet het mes in overlegvormen. Verminder het aantal vergaderingen en ander overleg door ermee te stoppen, de frequentie te verlagen of door overlegvormen in tijd te beperken. Hoeveel vergaderingen zijn er niet met steeds dezelfde agendapunten, die keer op keer maar weer worden doorgeschoven naar de volgende vergadering? Wees kritisch en beoordeel nut en noodzaak. B.v. bepaalde vergaderingen van 1x per week naar 1x per maand terugbrengen of in duur beperken tot max 1 uur per keer.

8. Verminder het aantal taken. Het is de kunst om medewerkers te laten doen waarvoor ze zijn ingehuurd: de corebusiness. Het is niet handig als een jurist zijn eigen stukken moet scannen of de telefoon zelf moet opnemen. Dit soort taken verhogen de werkdruk in belangrijke mate en verpesten het werkplezier. Op afdelingen geleid door niet-juristen is dit vaak een punt. Goedbedoelde managers hebben geen idee hoe belastend niet-juridische taken kunnen zijn voor juristen. 

9. Stem de inhoud van de taken en verantwoordelijkheden in de functie af op de kennis en vaardigheden van de persoon. Als de werkdruk op een afdeling te hoog is, moet eigenlijk per medewerker bekeken worden wat passend is qua taken en verantwoordelijkheden en welke begeleiding daarbij nodig is. Deze koppeling wordt vaak niet gelegd, waardoor jonge professionals te grote verantwoordelijkheden krijgen en zaken moeten doen waar ze nog niet klaar voor zijn. B.v. een beginnend medewerker een zaak geven op senior medewerkersniveau en hem zonder enige begeleiding in het diepe gooien, waardoor hij uit onzekerheid heel veel gaat uitzoeken en er onevenredig veel uren in gaat stoppen, wat de druk op hem vergroot.

10. Pak tijdverkwistende werkprocessen aan. Hoe efficiënt zijn de werkprocessen? Hoeveel tijd gaat daaraan verloren? Doen we de juiste dingen op de juiste momenten? Waar liggen de prioriteiten? Moet iedereen wel bij elke vergadering aanwezig zijn? Werkprocessen kunnen al snel efficiënter, waardoor je tijd wint. B.v. jurist x maakt een contract, vervolgens gaat dit naar de opdrachtgever met een aantal vragen; daarna gaat jurist y de vragen verwerken en het contract aanpassen, waarna jurist x het weer verder oppikt. Heel inefficiënt!

11. Stel de verwachtingen bij. Je kunt je omzet of prestige wel willen verhogen, maar is dat reëel als je capaciteit in de organisatie is verminderd door uitstroom, ziekte, zwangerschapsverlof e.d.? Kun je bij een lage bezetting bijvoorbeeld verlangen dat alle vragen van opdrachtgevers ook meteen worden afgehandeld? De verwachtingen hebben invloed op de beleving van werkdruk. Door de verwachtingen wat meer aan te passen aan de realiteit, kan je als organisatie veel druk wegnemen bij je medewerkers. Wellicht moet je meer nee verkopen, minder werk aannemen of werk tijdelijk uitbesteden

12. Bewaak de balans tussen werk en privé. De grens tussen werk en privé vervaagt en juist daardoor neemt de werkdruk toe. In veel organisaties wordt verwacht dat je na werktijd en tijdens vakanties op e-mails reageert. Maar moeten je medewerkers ‘s avonds echt bereikbaar zijn? Is dat nuttig? Of moet je ze juist in bescherming nemen en een recht op onbereikbaarheid invoeren? Het zijn vragen die het waard zijn om goed over na te denken op organisatieniveau.

13. Kijk kritisch naar het cursusbeleid. Sommige juristen worden overvoerd met verplichte, interne cursussen die heel veel tijd kosten, maar waar ze naar eigen zeggen weinig aan hebben. Natuurlijk goed bedoeld, maar is het ook nuttig? Voorbeeld uit de praktijk: je laat alle juristen een tweedaagse cursus feedback geven en ontvangen volgen, een op zich nuttige, maar veel te lange cursus met rollenspelen, opnamen op video en opdrachten in groepen. Het merendeel van de groep doet er na de cursus niets meer mee en brengt het ook niet in de praktijk. Tijd-en geldverspilling.

14. Verdiep je in wat de nieuwe generatie professionals belangrijk vindt. De nieuwe generatie professionals wordt vooral gemotiveerd door autonomie, eigen inbreng, uitdagingen, mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling en een goede work life balance. Verder wil deze generatie veel persoonlijke aandacht, dingen beleven en ervaren. Het gaat niet om het doel, maar om de reis. Zorg voor flexibiliteit en stuur op resultaat. Geef de ruimte om te werken wanneer en waar iemand dat wil in plaats van hem te verplichten elke dag in de file te staan, omdat je per se wil dat hij om 8.30 uur achter zijn bureau zit. Wanneer je als organisatie inspeelt op deze behoeften, is werkdruk veel minder een probleem.

15. Beloon hard werken. Waardeer medewerkers openlijk voor hun inspanningen. Organiseer een leuk uitje voor het hele team, geef complimenten aan gewaardeerde medewerkers, vier successen met elkaar.  Dat verhoogt het werkplezier en de motivatie, waardoor medewerkers minder last zullen hebben van werkdruk.

Iemand met een burn-out kan zo'n negen maanden tot twee jaar uit de roulatie zijn en van een groot verloop onder het personeel word je als organisatie ook niet vrolijk. Waarom niet wat minder winst of prestige? Een happy werknemer is wat waard! Misschien een idee om dit artikel in te brengen op de eerstvolgende vergadering. Het is in ieder geval een begin. 

Over Ons

Honig Coaching B.V.  faciliteert coaching in de ruimste zin des woords. We coachen zelf en we leren anderen coaching inzetten op de werkplek. Dat is ons speerpunt en het hart van onze expertise.

Vestigingen Honig Coaching
Locatie Utrecht (hoofdlocatie)
Ramstraat 23
3581 HC Utrecht

Locatie Nijmegen
St. Annastraat 198 G
6525 GX Nijmegen

Locatie Amsterdam
Jan Luijkenstraat 102
1071 CV Amsterdam

Overige gegevens 
Honig Coaching B.V. te Utrecht
ABN AMRO Bank
IBAN: NL81 ABNA 0539 7951 78 en
IBAN: NL38 ABNA 053 2598 261
BIC: ABNANL2A
Kvk Honig Coaching B.V.: 30148624
BTW-nummer: NL806971423B01

Doelgroepen

Honig Coaching B.V. is een gecertificeerd opleidingsdienstverlener voor juristen. Deelnemers kunnen na het afronden van een coachingsprogramma of (online) cursus/training dan wel na deelname aan een intervisiebijeenkomst bij Honig Coaching B.V. en/of bij haar bedrijfsonderdelen The Practical Lawyer Online en Lawyers2meet opleidingspunten ontvangen voor de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en andere juridische of aanverwante beroepsgroepen. 

Als expert in coaching en practical skills helpen wij jou als jurist en advocaat graag om je persoonlijk leiderschap te versterken.

Contactgegevens

Honig Coaching B.V.

Ramstraat 23 (secretariaat en correspondentieadres)
3581 HC Utrecht
T: +31 (0)30 25 169 16
W: www.honigcoaching.nl
E: info@honigcoaching.nl

Lawyers2meet
T: +31 (0)30 25 169 16
W: www.lawyers2meet.nl
E: info@lawyers2meet.nl

The Practical Lawyer Online
T: +31 (0)30 25 169 16
W: www.thepracticallawyeronline.nl
E: info@thepracticallawyeronline.nl