Werkdruk maakt meer kapot dan je lief is! (deel 2)

''Ik heb net een ontslag op staande voet binnen gekregen. Lijkt me echt iets voor jou, dit spoedje. Ik ben helemaal uit deze materie, dat kan jij veel beter''.

Ze weten het altijd zo mooi te verpakken als ze je nodig hebben en nee-zeggen tegen de mensen waarvoor je werkt is gewoon heel moeilijk. Interne of externe opdrachtgevers, we voelen de drang om ze te helpen. Net als veel andere juristen weet je soms niet waar je de tijd vandaan moet halen om aan de eisen en verwachtingen van je omgeving te voldoen. Van werk, en van af en toe veel werk, kan je vrolijk worden. Het geeft betekenis aan je leven. Je bent niet voor niets jurist geworden; je houdt van je vak, rechtvaardigheid, mensen helpen, de maatschappij dienen, het geeft je voldoening. Toch moet je er niet aan denken als je dagelijks moet inspringen bij dit soort zaken. Je gaat bijna hopen dat er geen nieuwe zaken binnenkomen. Steeds dat hit en run en je hebt al zoveel liggen. En alles had gisteren al af gemoeten, dus werk je ’s avonds door. Je bent bang dat je binnenkort wel het punt bereikt dat je dit niet meer gaat volhouden…….

Inleiding

Een te hoge werkdruk is één van de meest genoemde oorzaken van werkstress onder juristen. In deel 1 bespraken we werkdruk in het algemeen. In deel 2 richten we ons op de tips en hulpmiddelen die bijdragen aan het oplossen van werkdruk op individueel niveau. Wat je als organisatie kunt doen komt in deel 3 aan bod.

Overwerken is geen oplossing om werkdruk structureel het hoofd te bieden. Daarmee kan je alleen tijdelijke werkdruk verlichten. Prima als je incidenteel even wat meer uren maakt. Wat wel en niet voor jou persoonlijk een structurele oplossing is, hangt vooral af van de oorzaak van de werkdruk, van jouw persoonlijke belemmeringen alsmede van de aard en inhoud van je praktijk. Probeer gewoon wat tips uit. Een proactieve houding waarbij je verantwoordelijkheid neemt voor je problemen en zelf ook eigenaar wordt van de oplossing, is de meest constructieve insteek. Natuurlijk kan werkdruk een collectief probleem zijn, maar dat wil niet zeggen dat je voor je eigen situatie geen verantwoordelijkheid kan dragen.

Dit zijn de tips en hulpmiddelen uit mijn coachingspraktijk:

1. Zoek eerst de oorzaken van de werkdruk. Hou enkele weken per dag bij wat je gepland hebt te doen en wat je feitelijk doet. Zoek naar oorzaken van eventuele discrepanties. Is er te veel werk of wil je zelf te veel, word je vaak gestoord, doe je te lang over zaken, heb je veel spoedwerk, kan je slecht nee-zeggen, ben je onzeker of te perfectionistisch? enz. Maak vervolgens aan de hand van de volgende tips een plan van aanpak.
2. Maak je hoofd leeg. Gedachten hebben de neiging in je hoofd te blijven rondspoken, als je ze niet ordent en dat kan het gevoel van werkdruk verhogen. B.v. je bent met zaak x bezig en ineens schiet je iets te binnen in zaak y. Schrijf je gedachten op en plan vervolgens een moment in om die gedachten te bekijken en te bepalen of en zo ja wat je ermee gaat doen en wanneer.
3. Verminder je negatieve gedachten. Werkdruk is een subjectieve beleving. Niet de drukke buitenwereld, maar je gedachten zijn de veroorzaker van het gevoel van druk. B.v. gedachten als: ‘Dit ga ik niet redden, dit komt nooit op tijd af’. Om de druk te verlichten moet je leren positief in plaats van negatief te denken. Dit is o.a. te leren door de RET-methode (een zelfcoachingsmethode om je gedachten te herprogrammeren) of door toepassing van mindfulness, de hype van dit moment. Hierover is veel info te vinden op internet. (Wil je meer weten over toepassing van de RET-methode in de juridische praktijk, dan kun je mij mailen: info@honigcoaching.nl).
4. VERMINDER niet-belangrijke taken en activiteiten. Ga na welke taken of activiteiten zo weinig waarde voor jou hebben, dat je er meteen mee kunt stoppen om tijd te winnen. B.v. aanpassen van lay-outs, nutteloze administratie, een jurisprudentie- lunch waar je alleen maar voor de vorm heengaat. Stop ermee! Hierdoor concentreer je je meer op productiviteit en minder op druk zijn.
5. Besteed MINDER TIJD aan taken en activiteiten. Ga na aan welke taken of activiteiten je korter tijd kunt besteden. B.v. kortere telefoongesprekken. Je kunt ook tijdslimieten verbinden aan taken en activiteiten. B.v. aan advies x maximaal twee uur besteden.
6. Doe niet alles ZELF. Zijn er taken of activiteiten die een ander geheel of gedeeltelijk kan doen, b.v. een student-stagiaire? Hulp vragen, delegeren, het kan vaker dan je denkt.
7. Doe niet alles NU. Niet alles is zo urgent dat het NU moet. Schuif taken/activiteiten door in tijd. Wellicht kun je uitstel vragen of kan het een weekje later. Dit is een effectieve manier om je workload beter te verspreiden. Stel jezelf dagelijks bij alle taken en activiteiten de volgende vragen: Moet ik iets DOEN of kan ik het ook laten, moet IK dat doen of kan ik het delegeren en moet het NU of kan het ook later? Dit levert veel tijd op en minder taken/activiteiten.
8. Stop met multitasken. Je kunt je beter op één taak richten, deze afmaken en dan pas naar de volgende gaan. Schakelen tussen taken werkt stress in de hand, vermindert je focus, je gaat er fouten door maken en het is ook inefficiënt. Je verliest door multitasken juist tijd (gemiddeld dertig procent op een dag!)
9. Manage de verwachtingen. Niet alles wat je omgeving wil kan ook meteen gerealiseerd worden. Communiceer duidelijk over wat wel en niet haalbaar is en oefen in ‘acceptabel’ nee verkopen (zie mijn tips over grenzen stellen).
10. Werk je wel efficiënt en gestructureerd genoeg? Het kan zijn dat je werkdruk vermindert als je je timemanagementvaardigheden verbetert en je persoonlijke belemmeringen aanpakt (b.v. perfectionisme, onzekerheid, snel afgeleid, geen nee kunnen zeggen). Volg een cursus of laat je coachen op deze onderwerpen.
11. Vergroot je zelfstandigheid. Onderzoek hoe je meer zelfstandig kunt werken. B.v. zelf je agenda bijhouden, zelf bepalen of je een nieuwe zaak aanneemt, zelf een zaak alleen doen. Als je minder afhankelijk bent van agenda’s van anderen, heb je meer grip op je werk en de planning daarvan. Het gebrek aan grip op de zittingsagenda is o.a. het probleem van veel rechters en vergelijkbare professionals.
12. Hou regelmatig korte pauzes. De neiging is groot om niet te stoppen als je druk bent, maar het is wetenschappelijk bewezen dat geregeld rustmomenten nemen je helpt om stress tegen te gaan. Door te pauzeren reset je de hersenen. Vooral minipauzes helpen goed. Aanbevolen wordt vijf minuten per uur of 2 minuten per half uur. Even koffiedrinken met een collega, een korte wandeling tijdens de lunchpauze. Installeer een pauzeprogramma op je computer of gebruik pauze-apps op je telefoon als je het lastig vindt om rustmomenten in te bouwen. B.v. de app Time Out.
13. Zoek ontspanning. Juist als je het druk hebt is het belangrijk om te ontspannen. Tips: Ontdek nieuwe dingen. Dit heet actief herstellen. Volg een leuke cursus, neem een nieuwe hobby etc. Plan elke dag minstens dertig minuten om te besteden aan een bezigheid buiten het werk, waarbij het niet gaat om het resultaat maar om het plezier. B.v. een spelletje spelen, een biertje drinken met een kennis etc. Doe een creatieve bezigheid. B.v. schilderen, toneelspelen, dansen. Creatieve activiteiten helpen stress tegen te gaan.
14. Sluit je werkdag positief af. Wat we het laatst doen nemen we mee naar huis en dat kan maar beter positief zijn. Je kunt bijvoorbeeld afsluiten met de vraag: wat heb ik vandaag in positieve zin bereikt, waar ben ik tevreden over?
15. Kaart het probleem aan. Er kan ook structureel meer werk op je bord liggen dan je aankunt op basis van jouw anciënniteit. Maak dat bespreekbaar bij je leidinggevende. Misschien moet je meer begeleid worden of heb je secretariële ondersteuning nodig; of wellicht is er echt onderbezetting. Als je het aankaart, geef zelf dan ook een paar mogelijke oplossingen. Ga niet naar je leidinggevende met een probleem, als je er niet zelf ook al over hebt nagedacht.
16. Werkdruk of een te druk leven? Soms denk je dat je last hebt van werkdruk, maar eigenlijk heb je gewoon een te druk leven met te veel schotels in de lucht. Is je leven wel in balans of heb je gewoon te veel op je bord liggen? Wees eerlijk naar jezelf en kijk of je de hoeveelheid taken en rollen in je leven wellicht moet aanpakken. B.v. je bent naast General Counsel ook nog voorzitter van de commissie topsport van een hockeyclub, je zit in de redactie van een juridisch tijdschrift, je bent bestuurslid van een business club, je bent een nieuw huis aan het bouwen, je hebt vier kleine kinderen, je bent mantelzorger van je dementerende moeder en dan heeft je vrouw ook nog een chronische ziekte (dit is een voorbeeld uit de praktijk!).
17. Misschien heb je een loopbaanvraag. Passen jij en je functie nog wel bij elkaar? Haal je nog voldoening en plezier uit je werk? Is dit voor jou de juiste werkomgeving? Goed om elk jaar de balans op te maken. Verandering van context is de makkelijkste manier om een einde te maken aan heel veel problemen: gewoon van baan veranderen!
18. Kom je niet verder met deze tips? Soms kan je het niet alleen oplossen. Wacht niet tot het fout loopt, maar zoek tijdig hulp van een coach, die jou kan helpen om inzicht te verkrijgen in jouw persoonlijke belemmeringen.

Conclusie

Misschien moeten we allemaal wat minder stoer zijn en uitkomen voor onze kwetsbaarheid. Er zit namelijk een grens aan onze belastbaarheid. Dat is een stuk verstandiger dan straks burn-out thuis te zitten. Van werkdruk naar werkgeluk, dat is de kunst!