De urgentiejunk in de brandbluspraktijk

Een voorbeeld uit de praktijk van een urgentiejunk. Je maakt om 8.30 uur vol goede moed een dagplanning en je weet precies wat je te doen staat: spoedadvies eerst, dan je gewone, geplande werk. Maar je bent nog niet begonnen of je wordt alweer afgeleid door de ping van je mail. Gelukkig niets belangrijks, maar wel lekker om meteen afgehandeld te hebben en dat geldt ook voor de rest van de mails. 9.15 uur inmiddels en je wilt terug naar je spoedzaak, maar het komt er niet van, want de ping van je WhatsApp gooit roet in het eten. Je kan de verleiding niet weerstaan om te kijken: de aannemer met een vraag over de verbouwing van je huis. Dat moet je maar even afhandelen en je appt meteen terug. In een reflex zit je alweer in je inbox en je ziet weer een paar nieuwe mailtjes met vragen van opdrachtgevers. Makkelijke vragen en maar meteen afhandelen. Lekker! Nu wil je echt gaan beginnen aan het spoedadvies, maar nee, nu word je weer gestoord door een collega: of jij iets van ambtenarenrecht weet? Nee! 10.30 uur inmiddels en je raakt lichtelijk gestrest, want behalve dat spoedadvies staat er nog een groot contract op het programma vandaag. Heeft weliswaar geen blinde haast, maar gaat het wel krijgen als je er vandaag niet alvast aan begint om een aantal vragen voor je opdrachtgever te formuleren, iets wat je gisteren al had willen doen……. en vanmiddag heb je ook nog een bespreking. Na een korte koffiebreak heb je om 11.30 uur eindelijk bedacht wat je gaat adviseren in die spoedzaak. Nu alleen nog even gestructureerd op papier zetten. Maar ongemerkt zit je alweer in je inbox. Terwijl je uit de losse pols een korte vraag van een opdrachtgever beantwoordt, open je op een ander scherm de social media pagina van hockey.nl, waar je je mengt in de discussie over het besluit van de bondscoach Max Caldas om Björn Kellerman niet te selecteren voor de WK-selectie. De indringende tune van je mobiel haalt je weer uit de discussie en in een reflex neem je op, waar je dan ook weer spijt van krijgt, want het gesprek duurt te lang. En zo ben je om 12.30 uur eigenlijk nog niet heel veel opgeschoten…….

Hoe gaat dit verder? Uiteindelijk krijg je het spoedadvies wel af, al was het alles behalve relaxed, maar de rest van de planning moet je naar morgen doorschuiven en daardoor wordt dat contract wat je nog moet maken ineens toch een spoedklus..…want wat nog geen spoed heeft gaat het vanzelf worden……..

Wat gaat er fout?

Dit voorbeeld laat zien wat we geneigd zijn te doen: we reageren overal meteen op en hebben last van wat ook wel ‘urgentieverslaving’ wordt genoemd. We zijn urgentiejunks, die doen wat zich aandient in de waan van de dag. Je wordt verleid om METEEN in actie te komen. De belangrijke zaken worden daardoor de dupe van urgente, maar niet belangrijke zaken, met als gevolg dat je voortdurend je prioriteiten verdraait. Urgentieverslaving is wat mij betreft momenteel één van de grootste, maar ook meest onderbelichte oorzaken van stress in de juridische praktijk en vandaar dat dit onderwerp wordt besproken in de serie over stresspreventie. Want als je dit probleem kan aanpakken, kun je heel wat stress buiten de deur houden!

Waarom zijn we urgentieverslaafd?

De aantrekkingskracht van alles ‘meteen doen’ is onweerstaanbaar en dat is goed verklaarbaar. Door in actie te komen maken we adrenaline en dopamine aan, waardoor we ons prettig en tegelijkertijd nuttig voelen. Dit tijdelijke positieve gevoel versterkt ons gevoel van eigenwaarde en is verslavend. Vaak spelen ook ingesleten gedragspatronen een rol (bijvoorbeeld: voortdurend e-mail checken) of bestaat de neiging om bepaalde personen die een appèl op je doen prioriteit te geven (b.v. x altijd meteen te woord staan, omdat hij een belangrijke opdrachtgever is). Een valkuil is ook de menselijke neiging om prioriteit te geven aan de dingen die we leuk vinden, waar we goed in zijn of waardering voor krijgen.

Wat zijn de gevolgen?

Door alles wat er op je afkomt meteen te doen, kom je niet toe aan alles wat je gepland had te gaan doen. Dat heeft dan weer tot gevolg dat iets wat nog niet urgent was, op een gegeven moment vanzelf urgent wordt en dan ben je voordat je het weet overal branden aan het blussen: de zogeheten ‘brandbluspraktijk’: door je werk steeds vooruit te schuiven komt het op een gegeven moment onder druk van een deadline en moet je overal branden gaan blussen. Teveel de urgentiejunk uithangen is bovendien slecht voor de gezondheid: je wordt - wellicht onbewust - doodmoe van dat gejakker tegen de klippen op en de kans dat je daardoor overbelast raakt is zeker niet ondenkbaar.

Hoe moet het dan anders?

De strategie is eigenlijk simpel: je moet niet impulsief door de dag hypen en van de ene naar de andere taak/activiteit schakelen of op elke prikkel meteen reageren, maar bewust keuzes maken in wat je in welke volgorde gaat doen en je daar zo min mogelijk van laten afleiden. De kunst daarbij is om belangrijkheid in je praktijk te laten overheersen en niet urgentie. Hoe kun je dat voor elkaar krijgen?

Hieronder een aantal tips om jezelf te coachen:

1. Hou de focus op voor jou belangrijke zaken. Een belangrijke zaak is een taak of activiteit die voor jou belangrijk genoeg is om te doen, omdat deze bijdraagt aan jouw doelen of resultaten. Dat kunnen tevens urgente zaken zijn, of te wel alles wat dringend is en/of onder druk van een deadline staat, maar niet alles wat urgent is, is per definitie óók meteen belangrijk. Een dringende vraag van een collega over het computernetwerk is bijvoorbeeld wel urgent, maar voor jou niet belangrijk, terwijl een binnenkomende nieuwe zaak wellicht wel urgent én belangrijk voor jou is. Het probleem in de gemiddelde juridische praktijk is dat we teveel bezig zijn met zaken die urgent zijn (of de schijn van urgentie hebben), maar voor ons zelf niet belangrijk zijn. Het gaat hierbij eigenlijk om alles wat op een dag van buiten inbreekt, stoort en afleidt. In het gegeven voorbeeld uit de praktijk: e-mail, WhatsApp, de collega met een vraag, social media, telefoon enz. Urgent, maar niet belangrijke zaken moet je beperkt houden, omdat ze anders je dag gaan overheersen. Vind je dit lastige materie? Een goed hulpmiddel om vooral met belangrijke zaken bezig te zijn is de prioriteitenmatrix van Eisenhower, genoemd naar de gelijknamige president van de VS en later uitgewerkt door S. Covey (auteur van: ‘’The 7 habits of highly effective people’’). Op internet is veel informatie over deze veel gebruikte matrix te vinden.
2. Maak niet alles urgent. Is deze taak/activiteit werkelijk bloedspoed? Moet het echt NU of kan het best nog even wachten? Veel zaken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn en hier valt veel winst te behalen. Opdrachtgevers hebben de neiging hun opdrachten gisteren af te willen hebben, terwijl dat vaak op niets is gebaseerd. Hoe vaak gebeurt het niet dat jij met spoed iets aanlevert en het vervolgens een maand in slaaptoestand op het bureau van je opdrachtgever blijft liggen? Het is de kunst om zelf de regie te houden en de verwachtingen van je omgeving goed te managen. Niet alles hoeft en kan nu. Haal de druk eraf. Maar als iets wel spoed heeft, wil dat nog niet zeggen dat je het ook ZELF moet doen. Wellicht heeft iemand anders tijd voor dat spoedklusje. Dat kan een belangrijk alternatief in jouw planning zijn: dingen niet zelf doen, maar delegeren waar het kan. Helaas heeft niet iedereen die luxe.
3. Kies voor een duidelijke rangorde van taken/activiteiten. Het beste kun je de navolgende indeling aanhouden: taken/activiteiten met de hoogste spoed (belangrijk én urgent) eerst. Daarna komen in principe de taken die geen spoed hebben, maar wel belangrijk zijn (je gewone geplande werk). Alles wat zich tussendoor aandient probeer je zoveel mogelijk af te houden. Lukt dat niet, dan hou je het kort of je zet het door naar een ander(delegeren). Heb je heel veel vragen en onverwachte zaken op een dag te verwerken, dan kan je overwegen hiervoor een tijdbuffer in te plannen (een vaste tijdzone in je dagplanning waarop je alles wat je onverwacht op je bord krijgt achterelkaar afwerkt). Plan het bekijken van je e-mail als een apart blok in je dagindeling en eventueel kun je daarmee beginnen voordat je je prioriteitenlijst afwerkt, zodat je overzicht hebt.
4. Maak een lijst van alles wat je op een dag afleidt en stoort en probeer daarvoor oplossingen te bedenken. Hoe minder prikkels, des te groter is de kans dat je niet wordt verleid om ergens op te reageren. Je telefoon op stil zetten en de signaalfuncties en pop-ups op alle digitale apparatuur uitzetten kan al heel veel schelen. Maar ook bijvoorbeeld een opgeruimd bureau kan helpen of ergens gaan zitten waar je niet wordt afgeleid door geluid of mensen.
5. Doe aan onderbrekingenmanagement. Bepaal zoveel mogelijk zelf wanneer je wel en niet gestoord wordt en maak afspraken met je omgeving over bereikbaarheid. Je kunt b.v. in bepaalde tijdsblokken niet bereikbaar zijn of werken met vaste overlegmomenten. Je kunt met collega’s afspreken dat je elkaar niet stoort in bepaalde tijdzones.
6. Leer af om automatisch op binnengekomen berichten te reageren. Tel eerst tot tien en maak dan een bewuste keuze om het binnenkomende bericht (mail, WhatsApp e.d.) te bekijken of eerst af te maken waarmee je bezig bent. Als je steeds direct reageert, ontwikkel je een onbewust automatisme om dit te blijven doen. Pavlov dus.
7. Beteugel je nomofobie (niet zonder je telefoon kunnen). Gebruik je telefoon gewoon minder. Tips: leg je telefoon weg als je niet gestoord wil worden en zet ‘m ook gewoon eens een keer helemaal uit. Neem je telefoon niet mee naar een vergadering. Verwijder je social media apps van je telefoon. Je kunt ook apps gebruiken die je helpen om je telefoongebruik te verminderen, zoals de app Selfcontrol. Focus Lock, Forest en Cold Turkey helpen je bovendien om focus te houden. En wil je nog verder afkicken? Neem een anti-afleidingstelefoon, waarmee je alleen kunt bellen en sms-en. Gewoon weer die simpele Nokia dus.
8. Lees mijn vorige coachtip van de week: Niet harder, maar slimmer werken: over timeboxing, blokstructuur en buffertijd. Hiermee breng je structuur aan in je dagplanning, waardoor je regie krijgt over wat je aan het doen bent.

We leven in wat ook wel een ‘VUCA world’ wordt genoemd, een constant veranderende, onzekere, complexe maatschappij met veel prikkels. We dreigen in deze overspannen maatschappij met z’n allen aan chronische stress ten onder te gaan. Begin bij jezelf en regisseer je eigen gedrag, want de sleutel tot een ontspannen leven, dat ben jezelf.