Over timeboxing, blokstructuur en buffertijd!

‘Wat heb ik nu eigenlijk gedaan vandaag?’

Alles piept en bliept om je heen, je aandacht wordt voortdurend gekaapt, je wordt steeds gestoord en alles moet snel, snel snel. En aan het eind van de dag vraag je je moedeloos af: wat heb ik nu eigenlijk gedaan vandaag? In ieder geval heb je niet af wat je gepland had te gaan doen, waardoor je eigenlijk in standje stress naar huis gaat en dat herhaalt zich dag na dag…..

Je vermogen om je werk en tijd goed te organiseren speelt een grote rol bij het ontstaan van stressproblemen. Als je namelijk niet goed georganiseerd bent, ontstaat er stress door alles waar je niet aan toe bent gekomen. Hoe blijf je uit deze even onderschatte als funeste vicieuze cirkel? Dit is een coachtip in de reeks stresspreventie.

Wat is het probleem?

We hebben te weinig vaardigheden. We richten ons vooral op de ontwikkeling van onze vakinhoudelijke deskundigheid in een tijd dat soft skills op allerlei terreinen steeds belangrijker worden. Zo ook de vaardigheid om werk en tijd efficiënt te kunnen managen en in balans te blijven onder hoge druk. Deze vaardigheid wordt nogal eens onderschat. Het aantal prikkels waaraan we op een gemiddelde dag bloot staan is zo groot, dat je al snel de regie verliest over je werkorganisatie. Het gevolg daarvan is dat je kostbare tijd verspilt, aan kwaliteit inboet en last krijgt van stress.

Wat is de oplossing?

Dit is geen cursus timemanagement. Ik geef je de tips waarmee je - naar mijn ervaring - in de praktijk het snelst verbetering kunt realiseren en de kans op stress kunt verkleinen.

De essentie is dat je in plaats van gehaast en multitaskend juist rustig en gestructureerd werkt en aan het eind van de dag met een tevreden gevoel naar huis gaat, omdat je de taken en activiteiten die je gepland had te gaan doen ook werkelijk gedaan hebt. Hoe krijg je dat voor elkaar? Het beste wat je kan doen is structuur aanbrengen in je dagplanning. Daardoor krijg je het gevoel van regie en dat geeft meer houvast en rust.

Tips

Hierbij een aantal basistips om je dagplanning te structureren:

• Doe aan timeboxing. Dit is een techniek om je tijd goed te managen en efficiënter te werken. Je oefent meteen ook de kunst van het beginnen en ophouden. Zet eerst je werkdag in een timebox. Dit betekent dat je de tijd die je beschikbaar hebt om te werken zelf bepaalt. Door de beschikbare tijd zelf te bepalen en dus ook te begrenzen, heb je het gevoel van regie over je dag en word je meteen ook een stuk efficiënter. B.v. ik werk vandaag van 9.00 uur tot 18.00 uur. Vervolgens krijgen ook al je taken/activiteiten een begin-en eindtijd. B.v. van 9.00 uur tot 11.00 uur ga ik de dossierstukken lezen in zaak x. Hak omvangrijke taken/activiteiten in stukken en maak er deeltaken van.
• Werk in een blokstructuur (tijdsblokken) en cluster gelijksoortige taken/activiteiten. Daarmee geef je de dag een overzichtelijke structuur en voorkom je dat je dingen door elkaar gaat doen en dus gaat schakelen tussen taken. Een dossier kan een blok zijn, maar je kunt ook blokken per taak/activiteit maken. B.v. van 9.00 uur tot 10.00 uur alle binnengekomen telefoontjes afhandelen; van 10.10 uur tot 11.30 uur maak ik twee brieven in zaak x enz.
• Beperk het aantal taken/activiteiten per dag. Bij voorkeur niet meer dan drie hoofdtaken/activiteiten. Je denkt dat je veel meer aankunt dan je daadwerkelijk aankunt. Als je steeds meer wilt doen dan eigenlijk haalbaar is, ga je steeds gestrest naar huis, omdat je werk niet af is. Naast vaste onderdelen in je dagplanning, zoals intern overleg, inbox afhandelen e.d., kun je echt maar een beperkt aantal taken/activiteiten hebben. Het beperken van je taken/activiteiten helpt ook om te prioriteren. Wat wil je vandaag echt afhebben?
• Plan je dag niet vol, maar laat gemiddeld 30 procent van je dag open. Dit noemt men ook wel ‘buffertijd’, die je openlaat tussen geplande taken/activiteiten. Daardoor kan je onverwachte werkzaamheden en uitloop van geplande zaken opvangen en voorkom je dat er steeds meer bijkomt op een dag. Je kunt tevens een reservelijst maken van taken/activiteiten waaraan je kunt werken tijdens de buffertijd als je deze niet voor andere werkzaamheden hoeft te gebruiken. Naarmate je planning meer afhankelijk is van agenda’s van andere personen, zoals je leidinggevende en/of als je veel onverwacht(spoed) werk hebt op een dag, kun je dit percentage op laten lopen tot zelfs vijftig procent, zodat je ruimte hebt om waar nodig meteen in te springen.
• Plan elke dag een stoorvrij blok in. In dit blok werk je ongestoord, zodat je focus kunt houden op werk waarbij je volle aandacht nodig is. Daarmee voorkom je tijdverlies door afleiding. Een blok van 90 minuten is gebruikelijk, maar je kunt dit blok uiteraard in tijd verder oprekken.
• Orden alles waar je nog op wacht. De gemiddelde jurist heeft heel veel werk uitstaan. Als je niet oppast, vergeet je welke opdrachtgevers, cliënten, collega´s of leidinggevenden nog iets aan je moeten terugkoppelen of bij je moeten aanleveren. Door een fysieke lijst of digitale map aan te maken met zaken waar je nog op wacht, hou je overzicht. Dit voorkomt dat je de controle verliest over alles wat elders ligt en je er wellicht vlak voor een deadline achter komt dat je bepaalde informatie mist om je werk goed te kunnen doen.
• Check je inbox max drie keer per dag op vaste of strategisch handige momenten. Je bepaalt zelf - afhankelijk van je praktijk - wanneer het efficiënt is om je inbox te checken. Verdeel de tijd zoveel mogelijk evenwichtig over de dag, zodat je gemiddeld om de 2,5 tot 3 uur je inbox kan managen. Voed je omgeving zo op, dat ze je bellen in plaats van mailen als iets dusdanig spoed heeft dat je ter plekke moet inspringen. Je zult merken dat veel zaken eigenlijk helemaal niet zo spoedeisend zijn.

Rocket science? Nee, maar in simpelheid zit vaak de kracht. En natuurlijk zijn er veel meer dingen van invloed op je efficiency, maar dit is in ieder geval een begin. Succes!