De inner circle

De zesdelige serie kantoorpolitiek voor beginners wordt afgesloten met een aantal tips uit mijn coachingspraktijk over dit onderwerp. De genoemde voorbeelden in deze reeks zijn echte casussen, maar zo algemeen omschreven dat ze niet naar personen te herleiden zijn. Dit is de achtste tip.

Hoe je je in korte tijd miserabel kan gaan voelen in een nieuwe werkomgeving en jezelf buitenspel kan zetten blijkt uit deze casus.

Casus

Tijdens je sollicitatie had je een goede klik met de dame van HRM en een directielid. Bij je direct leidinggevende was het gevoel wat minder; hij was niet echt in jou geïnteresseerd en hoorde zichzelf vooral praten. Toch was je blij met de verlossende mededeling dat jij het team mocht komen versterken. Maar dan! Vanaf dag één heb je met je leidinggevende weinig contact. Eigenlijk alleen de hoogst noodzakelijke uitwisseling in dossiers. En dat terwijl jouw hoogblonde collega - die opvallend zelfverzekerd rond paradeert in haar ultra strakke rokjes - overal bij wordt betrokken en continu bilateraaltjes met hem heeft, wat hij bovendien niet heel erg vervelend lijkt te vinden. Inmiddels heb je een hekel gekregen aan zijn overdreven lachje, dat bij haar hooggehakte aanwezigheid uit zijn kamer opstijgt. Ook hinderlijk hoe ze hem paait. Ze heeft voor niemand tijd, maar voor hem staat ze altijd in de houding klaar, tot op het grenzeloze af. Zo heeft ze een keer een hele nacht doorgewerkt om hem met een spoedzaak te helpen, die hij notabene zelf door zijn chaotische manier van werken had veroorzaakt. En daarnaast heeft ze de schuld op zich genomen van een door hem gemaakte juridische blunder in een advies, om - zo gaat het verhaal in de wandelgangen - zijn promotie niet in gevaar te brengen. En dan dit nog. Je bent aangenomen om de vastgoedtransacties in het team juridisch te begeleiden, jouw specialisme, maar je collega blijft die zaken gewoon doen, terwijl dit niet de afspraak was en bovendien maakt ze beginnersfouten. Als je die adviezen van haar leest. Het rammelt juridisch aan alle kanten. Interne klanten komen hierover regelmatig bij jou klagen, omdat ze bang zijn voor claims. Eigenlijk vind je het onverantwoord dat ze die zaken doet. Dat heb je in het belang van de organisatie dan ook bij je leidinggevende aangekaart, die er vervolgens niets mee heeft gedaan. Jullie zijn inclusief zijn secretaresse, met wie hij ook kan lezen en schrijven, met z'n vieren in het team, maar jij hoort er voor je gevoel helemaal niet bij. Afgelopen vrijdag was je collega jarig en jij was niet eens uitgenodigd voor haar verjaardagsborrel; je baas en zijn secretaresse natuurlijk wel. Na amper een half jaar dienstverband denk je regelmatig aan opzeggen. Where did things go wrong?

De hofhouding

Elke leidinggevende heeft zijn lievelingetjes, die onderdeel van de hofhouding uitmaken, zijn vertrouwelingen, de inner circle. Dat zijn medewerkers die bewezen hebben hem door dik en dun te steunen, zijn belangen te behartigen of hem anderszins van dienst te zijn en daardoor ervaart hij een match met hen. Omdat ze een kloon van hem zijn en dus op hem lijken (managers en partners zijn gek op kopietjes van zichzelf). Of juist omdat ze hem aanvullen (en hem zo helpen zijn doelen te bereiken). Of omdat ze de rommel voor hem opruimen (daar is hij zelf natuurlijk inmiddels te goed voor). Of omdat hij denkt dat ze echt heel goed zijn (maar niet door heeft dat hij last heeft van een bias). Of omdat hij bepaalde medewerkers erg aantrekkelijk vindt (midlife crisis?).

In deze casus heeft de vrouwelijke collega van de hoofdpersoon duidelijk de positie van vertrouweling verworven door haar leidinggevende te geven wat hij nodig heeft: ze is beschikbaar, ontzorgt hem, neemt de schuld op zich en maakt ook nog eens slim gebruik van haar vrouwelijkheid.

Aantrekkelijke mensen zijn gewoon in het voordeel

De mate waarin mensen aantrekkelijk gevonden worden bepaalt voor een groot deel hoe wij hun karakter en resultaten inschatten, zo blijkt uit onderzoek van Landy en Sigall (1974), waarbij proefpersonen werden gevraagd een essay te beoordelen van schrijvers waarvan een foto werd toegevoegd bij het essay. Afhankelijk van de foto die werd toegevoegd werd het essay anders beoordeeld. Aantrekkelijke schrijvers kregen een hoger cijfer dan de onaantrekkelijke schrijvers. Dit soort onderzoeksresultaten over het effect van uiterlijk zijn herhaaldelijk bevestigd. Kort gezegd, aantrekkelijke mensen zijn gewoon in het voordeel.

Je wordt in een hokje ingedeeld

Ongemerkt worden we door onze werkomgeving in hokjes ingedeeld, positief of negatief, zo blijkt uit onderzoek van psycholoog Edward Thorndike (1920). De eerste indruk bepaalt meestal al hoe we ingedeeld worden. Een positieve bias, ook wel 'Halo-effect' genoemd, is het verschijnsel waarbij de aanwezigheid van een bepaalde kwaliteit van een persoon bij de waarnemer de suggestie wekt dat andere kwaliteiten bij die persoon ook aanwezig zijn. Je bent verbaal bijvoorbeeld heel sterk en daardoor denkt je omgeving meteen dat je een topadvocaat bent. Je ziet er aantrekkelijk uit en dus zal je overal wel goed in zijn.

Omgekeerd krijg je hetzelfde effect: een negatieve bias (ook wel 'Horn-effect' genoemd, naar de hoorntjes van de duivel): de aanwezigheid van een voor de waarnemer ongunstig aspect bij deze persoon werkt door in de totale beoordeling van zijn kwaliteiten. De waarnemer ziet als gevolg van een negatieve bias alleen nog bevestigd wat er niet goed is.

Maar mensen in hokjes stoppen heeft nog meer om het lijf. Leidinggevenden kunnen door hun negatieve of positieve bias grove inschattingsfouten maken en zijn als gevolg van het Halo-effect eerder geneigd om fouten door de vingers te zien, terwijl de positieve acties van iemand die tot de Horn-categorie behoort eenvoudig niet worden opgemerkt.

In deze casus zou het goed kunnen zijn dat het aantrekkelijke uiterlijk van de vrouwelijke collega van de hoofdpersoon tot een positieve bias bij de leidinggevende heeft geleid, waardoor hij haar niet meer objectief kan beoordelen en haar tekortkomingen als jurist dus ook niet meer ziet, zoals in casu de kwaliteit van haar adviezen. Daardoor staat hij ook niet open om te luisteren naar de feedback van de hoofdpersoon in kwestie, die zichzelf door kritisch te zijn op het lievelingetje van de baas juist buitenspel heeft gezet.

Wat te doen?

Het is menselijk om ergens bij te willen horen. Doorgaans zijn werkomgevingen waarin je je buitengesloten voelt dan ook niet goed voor je plezier en werkgeluk. De natuurlijke reactie is vaak om je leidinggevende te gaan pleasen om er maar bij te horen. Helaas bepaalt je leidinggevende zelf wie hij wel en wie hij niet tot zijn inner circle toelaat en de kans bestaat dan ook dat je ver over je grenzen gaat zonder iets te bereiken. In een volwassen, professionele omgeving mag je verwachten dat medewerkers uitsluitend worden beoordeeld op basis van hun professionele prestaties, maar de realiteit is, zoals uit het bovenstaande blijkt, anders. Wellicht kun je intern overgeplaatst worden, maar als dat niet kan en je teveel last hebt van de situatie, is het verstandig om je eigen welzijn te laten prevaleren en naar een andere baan uit te kijken.

Niets doen is een optie als je in staat bent je af te sluiten van de situatie en geduldig af te wachten. Zeker in het bedrijfsleven en bij de overheid wil dat nog weleens lonen. Het management verkast vaak weer na enige tijd en voordat je het weet zit je in een nieuwe situatie met nieuwe kansen.

Een andere invalshoek is om je te richten op het verbeteren van de relatie met je collega (en eventueel ook met de secretaresse) in de hoop dat dit een gunstige uitwerking zal hebben op de relatie tussen jou en je leidinggevende. Je toont oprechte aandacht en interesse, complimenteert haar met haar werk, zoekt juist contact in plaats van dit uit de weg te gaan, probeert samenwerking te bevorderen en bent attent (b.v. een cadeautje geven op haar verjaardag). Ook vraag je wat vaker advies aan haar. Op die manier kan er een band ontstaan tussen jullie, waardoor zij jou wellicht sympathieker gaat vinden en zich daardoor mogelijk ook positiever over jou gaat uitlaten tegenover jullie leidinggevende. In het verlengde hiervan: praat tegen je collega positief over je leidinggevende. Alles wat jij over hem zegt, zal ze waarschijnlijk doorvertellen, al heeft dit zo zijn beperkingen. Ze gaat hem natuurlijk niet iets vertellen dat haar eigen, unieke plek in de hiërarchie in gevaar kan brengen.

Je kunt natuurlijk proberen je leidinggevende en je collega uit elkaar te spelen met als doel om je collega uit de inner circle te krijgen en op die manier een einde te maken aan voorkeursbehandelingen, vriendjespolitiek en meer van die schoolpleindingetjes. B.v. je collega zwart maken bij je leidinggevende. Doe dit niet. Dit negatieve gedrag is niet constructief en in de meeste gevallen zal je baas nog minder vertrouwen in je krijgen en kom je daardoor juist nog meer op afstand te staan. Een andere optie in het verlengde hiervan: je pijlen in negatieve zin op je collega richten: haar op fouten wijzen en haar op allerlei manieren het leven zuur maken. Niet informeren over zaken, foute informatie geven e.d. Dit is, al zullen de meeste juristen dit niet toegeven, toch een vaak gekozen optie. Maar als je dit doet, dan graaf je meestal je eigen graf. Kom je aan het lievelingetje van je baas, dan kom je aan hem. Niet handig.

De beste optie is natuurlijk om ervoor te zorgen dat je niet verzeild raakt in dit soort situaties.

Hoe kun je dit soort situaties voor zijn?

Luister naar je gevoel. Je kunt tijdens een sollicitatie nog zo'n leuke klik hebben met mensen uit de organisatie, maar het gaat uiteindelijk om de klik met de personen waarmee je werkt. Dit is een veel gemaakte fout en reden van mismatches. In casu zat het tussen de hoofdpersoon en de leidinggevende meteen al niet helemaal lekker en vaak is de eerste indruk toch bepalend voor het vervolg van de relatie.

Lever bewijs. Hou een lijst bij van positieve resultaten en behaalde successen. Zo bouw je aan je eigen 'portfolio' en kun je een eventuele negatieve bias van je baas objectiveren.

Onderzoek wat je leidinggevende belangrijk vindt. Als je weet wat hij belangrijk vindt en waar zijn prioriteiten liggen, wordt de samenwerking een stuk makkelijker en daardoor krijg je ook sneller een vertrouwensband.

Imiteer je leidinggevende zoveel mogelijk. We hebben meer match met mensen die op ons lijken. Als je op elkaar lijkt, dan vind je elkaar ook sneller aardig en dan voel je je ook sneller vertrouwd met elkaar. Door je baas te imiteren zal hij het gevoel krijgen dat je op hem lijkt en daarmee is je kans om vertrouweling te worden meteen een stuk groter.

Leidinggevenden hebben bovendien de neiging eigenschappen, die zij van zichzelf waarderen, ook te willen terug zien bij personeel. Dat vertroebelt de beoordeling van professionals. Als je bijvoorbeeld hoge eisen aan jezelf stelt en iemand begeleidt die dat ook heeft, zul je snel geneigd zijn deze persoon positief te beoordelen. Hetzelfde geldt voor de opvattingen die je al of niet met elkaar deelt. Je voelt je veel prettiger bij een persoon die hetzelfde tegen dingen aankijkt en daardoor is je blik op die persoon meteen ook positiever. Terwijl iemand die qua opvattingen enorm ver van jou afligt, vaak negatieve emoties oproept, waardoor je blik op die persoon ook meteen negatief gekleurd is. Door je baas te imiteren in gedrag en opvattingen kun je de manier waarop hij je ziet en beoordeelt dus beïnvloeden.

Voor leidinggevenden geldt: dwing jezelf tot objectiviteit. Bouw zoveel mogelijk veiligheidskleppen in om je cognitieve bias te corrigeren. Onderbouw je mening over een professional aan de hand van concrete observaties. Daarbij gaat het om feiten, niet om jouw gekleurde percepties over de persoon. Zorg dat je actief zoekt naar een evenwichtig beeld van sterke en minder sterke kanten van een professional. Als je bijvoorbeeld een gesprek hebt met iemand uit je Halo-categorie, neem dan de tijd om de minder goede kanten van deze persoon onder ogen te zien en als wezenlijk te beschouwen. Het gebruik van een 360 graden feedback is ook een manier om meer objectiviteit aan te brengen.

Je begrijpt nu ook waarom niet altijd de juiste mensen op de juiste plekken zitten, toch? Miskende talenten en overschatte kroonprinsen- en prinsessen, ze bestaan echt!